Compact Power Motion (CPM) GmbH ist ein dynamisches Unternehmen, das sich auf die Entwicklung innovativer mechatronischer Systeme für die Automobil- und Nutzfahrzeugindustrie spezialisiert hat. Wir tragen aktiv dazu bei Emissionen zu senken und den Weg in eine klimaneutrale Zukunft zu unterstützen. CPM arbeitet eng mit seinen Kunden, darunter OEMs und Tier-1-Zulieferern, zusammen, um Elektromobilitätsanwendungen der nächsten Generation zu entwickeln. Zu den Kernkompetenzen des Unternehmens gehören Software zur Motorregelung, Elektromotoren, Leistungselektronik und Mechanik. Das Unternehmen hat bereits mehrere erfolgreiche Innovationen auf den Markt gebracht und plant weitere spannende Entwicklungen!
Als Office Manager sind Sie ein Schlüsselmitglied unseres agilen Teams von 15 Mitarbeitern. Sie sind verantwortlich für die Verwaltung und Koordination der täglichen administrativen Tätigkeiten und sorgen so für eine reibungslose und produktive Arbeitsumgebung.
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
* Organisation und Verwaltung der täglichen administrativen Aufgaben, einschließlich Postbearbeitung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Vorbereitung von Präsentationen sowie Planung und Koordination von Terminen und Besprechungen.
* Verantwortung für das gesamte Rechnungswesen in enger Abstimmung mit unserem Steuerbüro – einschließlich Prüfung, Erfassung, Bezahlung und Ablage von Ein- und Ausgangsrechnungen, Zahlungsüberwachung.
* Eigenständige Betreuung aller administrativen Personalprozesse wie Onboarding und Offboarding, Pflege von Personalakten, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sowie die Vorbereitung der Lohnabrechnungsdaten für das Lohnbüro.
* Selbstständige Durchführung der administrativen Auftragsabwicklung – von der Erfassung von Bestellungen über die Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen bis hin zur Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und ggf. Zollabwicklung.
* Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern in Deutsch, Englisch und Französisch – inklusive Entgegennahme von Anrufen, Beantwortung von Anfragen, Empfang von Besuchern sowie Koordination mit externen Dienstleistern wie Reinigungsfirma, Telekom oder Hausmeisterservice.
* Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie IT-Ausstattung, inklusive Bestellungen, Lagerhaltung und Nachverfolgung von Lieferungen.
* Verantwortung für das allgemeine Büromanagement – Instandhaltung der Räumlichkeiten, Überwachung der Ordnung und Sauberkeit (z. B. Küche, Eingangsbereich), Versorgung mit Getränken und Snacks sowie Verwaltung des Fuhrparks.
* Planung und Organisation von Geschäftsreisen für Teammitglieder, inklusive Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen sowie Abrechnung von Reisekosten und Auslagen.
* Administrative Unterstützung der Geschäftsführung, z. B. bei der Verwaltung von vertraulichen Dokumenten (wie NDAs), Organisation von internen Veranstaltungen oder Pflege des allgemeinen E-Mail-Postfachs.
Gesuchtes Profil:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit Schwerpunkt auf Verwaltung, Organisation oder Assistenz.
* Fundierte Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung sowie praktische Erfahrung in der strukturierten Zusammenarbeit mit Steuerbüros.
* Sicherer Umgang mit DATEV sowie sehr gute Kenntnisse in gängiger Bürosoftware (z. B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail-Programme, Kalender- und Projektmanagementtools).
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Position – idealerweise mit Verantwortung im Office Management oder in der Assistenz der Geschäftsführung.
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgaben und Prioritäten.
* Kommunikationsstärke sowie sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch – in Wort und Schrift – für die professionelle Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden und Dienstleistern. Französischkenntnisse sind von Vorteil.
* Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen, insbesondere im Personal- und Finanzbereich.
Teamfähigkeit sowie ein sicheres, freundliches Auftreten und die Fähigkeit, eigenverantwortlich und lösungsorientiert mit internen und externen Partnern zusammenzuarbeiten.
Warum sollten Sie sich CPM GmbH anschließen?
* Sie übernehmen eine vielseitige und verantwortungsvolle Rolle, in der organisatorisches Talent und Eigeninitiative gefragt sind.
* Eigenständiges Arbeiten wird durch ein kollegiales Miteinander ergänzt.
* Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien schaffen Raum für Mitgestaltung und direkte Wirkung.
* Sie werden Teil eines Unternehmens, das Stabilität bietet und gleichzeitig offen für Weiterentwicklung ist.
* Wir bieten ein herausforderndes und internationales Arbeitsumfeld.
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