Die Kath. St. Paulus Gesellschaft sichert an mehr als 15 Standorten mit fast 8.550 Mitarbeitenden die Gesundheitsversorgung in der Region. Neben 10 Krankenhäusern betreuen wir Menschen in unseren Senioreneinrichtungen sowie Kinder und Jugendliche in der Jugendhilfe St. Elisabeth. Die Sorge für die uns anvertrauten Menschen entspricht unserem christlichen Grundauftrag. Unser Verbund zählt mit über 2.900 Betten, 30 Fachabteilungen, rund 130.000 stationären Patient:innen pro Jahr und einem Umsatz von ca. 950 Mio. Euro zu den bedeutenden Gesundheitsversorgern der Region. Zur Verstärkung unseres Teams im Verbundbereich Finanzen am Standort Dortmund suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit für das Sekretariat und die Sachbearbeitung (m/w/d). Sie führen das Sekretariat des Verbundbereichs Finanzen und unterstützen die Verbundbereichsleitung sowie deren Stellvertretung im Tagesgeschäft, insbesondere durch: Terminplanung und -verwaltung E-Mail-Bearbeitung der Vorgesetzten inkl. Nachverfolgung der zugeteilten Aufgaben Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Telefonkonferenzen und Veranstaltungen Recherche von Informationen, Aufbereitung von Unterlagen und Erstellung von Präsentationen Veranstaltungs- und Seminarbuchungen Planung, Koordination und Abrechnung von Dienstreisen allgemeinen Schriftverkehr Funktion als zentrale Ansprechpartnerin für interne und externe Kontakte Führung eines Fristenbuches Bestellmanagement für die Abteilung Darüber hinaus wirken Sie aktiv mit bei: der Organisation des Jahresabschlusses der Personalgewinnung und dem anschließenden Onboarding-Prozess der Bearbeitung der Vertragserfüllungs- und Gewährleistungsbürgschaften von Bauprojekten in enger Abstimmung mit der Abteilung Bau Technik inkl. Einholung von Enthaftungserklärungen der Übernahme von Projekten und Sonderaufgaben Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Bürokommunikationssystemen Ausgeprägte Kommunikations- und Serviceorientierung mit professionellem Auftreten Teamfähig, belastbar, diskret und verantwortungsbewusst im Umgang mit sensiblen Informationen Wir denken über Hierarchien und Fachbereiche hinaus und wollen uns kontinuierlich weiterentwickeln. Wir fördern Ihre fachliche und persönliche Entwicklung durch interne und externe Fort- und Weiterbildungen. Wir legen großen Wert auf eine strukturierte Einarbeitung und stellen Ihnen eine:n Mentor:in zur Seite. Die Vergütung erfolgt nach den Allgemeinen Vertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR) inklusive betrieblicher Altersvorsorge. Ihnen steht die Option des mobilen Arbeitens zur Verfügung. Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Für Fragen steht Ihnen der Verbundbereichleiter Hr. Opitz telefonisch unter 0231 1843-31310 zur Verfügung.