Für unser Artist‘s Office in Berlin suchen wir ab sofort einen/eine Office Managerin in Teilzeit (30 Stunden / Woche).
Als Office Managerin sind Sie für die Büroorganisation verantwortlich und übernehmen alle anfallenden administrativen Aufgaben. Wir suchen eine freundliche Persönlichkeit mit einem sehr hohen Maß an Professionalität und Sensibilität, insbesondere im Umgang mit prominenten Persönlichkeiten. Sie fungieren als erste Anlaufstelle für Teammitglieder und Gäste aus einem kreativen und internationalen Umfeld. Die Position erfordert eine positive Ausstrahlung, ein tiefes Verständnis für internationale Geschäftspraktiken sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Ein scharfes Auge fürs Detail rundet Ihr Profil als Office Managerin ab.
Ihre Verantwortlichkeiten erstrecken sich über zwei eigenständige Unternehmen und eine gemeinnützige Stiftung, alle unter einem gemeinsamen Dach.
Aufgaben
Büroorganisation
* Empfang und Betreuung von Besuchern inkl. deren Beköstigung
* Organisation von Geschenken für Geschäftsreisen
* Regelmäßiges und gezieltes Aufräumen in Küche und Meetingraum
* Ansprechperson für Dienstleisterinnen aller Art (z. B. Putzservice, Hausmeister und Hausverwaltung, IT-Support und Technikausstattung etc.)
* Tägliche Postbearbeitung sowie Versand von Autogrammkarten und die Bearbeitung von Fanpost und -geschenken
* Schnittraumbetreuung und ggf. Organisation von Screenings
Administratives Büromanagement
* Vorbereitende Buchhaltung
* Systematische Verwaltung und Ablage von Dokumenten auf dem Server sowie die Durchführung wöchentlicher Server-Backups
* Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien (Papier, Kaffee, etc.)
* Pflege der Bestandslisten
* Verwaltung des Firmenwagens, einschließlich Werkstatt- und Wartungsterminen
Reisen und Veranstaltungen
* Übernahme des Reisemanagements für das Team und die Geschäftsführung ggf. in Absprache mit der zuständigen Assistenz (ggf. Visa-Organisation)
* Reservierung von Restaurants für Gäste
* Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Teamevents
* Verantwortungsbewusste Führung von Gästelisten bei Veranstaltungen
Qualifikation
* Umfassende Expertise und Fähigkeiten im Bereich kaufmännischer Angelegenheiten und nachweisbare Erfahrung im Office Management
* Hohe Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
* Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben simultan zu bewältigen
* Schnelle Auffassungsgabe, Sorgfalt und Diskretion
* Proaktive, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
* Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil
* Sicherer Umgang mit macOS und MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, iCal)
* Interesse an der nationalen und internationalen Kulturlandschaft
* Besitz eines Führerscheins
Benefits
* Vielseitiges Arbeitsumfeld in einem schönen Büro im Herzen Berlins
* Kurze Abstimmungs- und Entscheidungswege
* Zentraler Arbeitsplatz in unserem kleinen, motivierten Team in herzlicher Atmosphäre
Die Position ist ab sofort in Teilzeit (30 Stunden) zu besetzen.
Bitte senden Sie ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. Anschreiben, Lebenslauf und Gehaltsvorstellung via dem Join-Link. (Ansprechpartnerin: Keshia Gori)
Senden Sie Ihre Anlagen bitte ausschließlich im PDF-Format (max. 5 MB).
Alle Stellenausschreibungen richten sich stets an männliche, weibliche und diverse Bewerberinnen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion und Weltanschauung. Die Auswahl der Bewerberinnen erfolgt ausschließlich anhand von Qualifikationen.
Wir weisen darauf hin, dass die Übermittlung von personenbezogenen Daten über E-Mail als unsicher eingestuft wird. Bitte achten Sie darauf, dass Sie lediglich dann Bewerbungsunterlagen per E- Mail zusenden, wenn Sie das Risiko als gering einschätzen.