Vorzimmerkraft (w/m/d) Referat Direktorin - E9a TV-H
Die Hessische Landeszentrale für politische Bildung (HLZ) ist eine Einrichtung des Landes Hessen, die politische Bildungsarbeiten im öffentlichen Auftrag durchführt.
Ihre Aufgaben
* Koordination, Planung, Änderung und Überwachung aller Termine der Direktorin – intern und extern
* Empfang und Betreuung von Besuchern
* Planung und Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen
* Entgegennahme, Protokollierung und Vermittlung von Telefonaten der Direktorin
* Erstellung von Protokollen in Sitzungen sowie anschließende Dokumentation und Ausfertigung der Protokolle
* Bearbeitung der HLZ-Post und E-Mails im Auftrag der Direktorin
* Koordination, Überwachung und Erstellung der HLZ-Jahresplanungen und -berichte
* Bearbeitung der Zuwendungen im Rahmen der Fahrtenförderungen (SAP/GRANTOR), insbesondere Antragsprüfung, Bescheiderstellung, Vorbereitung der Mittelfreigabe und Verwendungsnachweisprüfung auf Basis der geltenden Gesetze und Bestimmungen
* Allgemeine Organisations- und Verwaltungstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Organisation der Ablage, Erhebung und Führung von Statistiken, Erstellung von Berichten, (Mit-)Bearbeitung von internen und externen Anfragen)
* Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen (inkl. Erstellung von entsprechenden Verträgen, Hotelbuchungen, Funktion als Ansprechperson für organisatorische Rückfragen)
* Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften, inkl. Prüfen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie der Haushaltsüberwachung
* Änderungen im Aufgabengebiet bleiben vorbehalten
Unsere Anforderungen
* Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich der öffentlichen Verwaltung (Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation oder Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement; ggf. weiterführende Weiterbildung zur Verwaltungsfachwirtin / zum Verwaltungsfachwirt)
* Alternativ abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement IHK) mit einschlägiger Berufserfahrung
* Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer / Vorstandsassistenz im öffentlichen Dienst, vorzugsweise beim Land Hessen
* Kenntnisse des Haushalts- und Zuwendungsrechts, insbesondere der rechtlichen Bestimmungen
* Kenntnisse in der Anwendersoftware SAP im Modul GRANTOR oder Bereitschaft zur Fortbildung
* Sicherer Umgang mit MS‑Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
* Flexibilität, Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft verbunden mit der Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und übergreifende Zusammenhänge zu erfassen
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit und Teamfähigkeit
* Selbstständige Aufgabenerledigung sowie hohes Maß an Eigeninitiative und Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung
* Bereitschaft zur Fortbildung
Unsere Angebote
* Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und gesellschaftlich relevante Tätigkeit
* Zukunftssicherer Arbeitsplatz in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis
* Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit des mobilen Arbeitens
* Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Beruf und Pflege sowie Beruf und Schwerbehinderung
* Kinderferienprogramme
* Das LandesTicket Hessen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur kostenlosen, hessenweiten ÖPNV-Nutzung – nicht nur für den Arbeitsweg
* Gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* Moderne Büros, ergonomische Arbeitsplätze und neueste technische Ausstattung
* Gute Erreichbarkeit im ÖPNV
* Bis zu 30 Tage Urlaub (zusätzlich sind der 24. und 31.12. arbeitsfrei)
* Jahressonderzahlung
* Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge
* Vermögenswirksame Leistungen
* Aktives Gesundheitsmanagement
* Möglichkeit zur kostenfreien Ladung des privaten E-Autos während der Dienstzeit
Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Des Weiteren möchten wir Menschen mit Migrationshintergrund ermutigen sich bei uns zu bewerben. Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich teilbar (§ 9 Abs. 2 HGlG), es muss jedoch sichergestellt werden, dass die Stelle in vollem Umfang besetzt werden kann.
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