Bewerbung bis: 03.08.2025
Schulsekretär*innen (m/w/d)
Fachbereich Jugend und Schule
Der Fachbereich Jugend und Schule ist neben vielfältigen weiteren Aufgaben unter anderem für die äußeren Schulangelegenheiten verantwortlich, die sowohl die personelle Ausstattung der Schulen mit Hausmeister*innen und im Schulsekretariat, als auch das Raumangebot für Unterricht, OGS und Mensa abdecken. Ein Zukunftsthema ist darüber hinaus die Digitalisierung der Schulen.
In der Abteilung „Schule“ (FB 54/500) des Fachbereichs Jugend und Schule sind im Bereich der städtischen Schulen fortlaufend Stellen für Schulsekretär*innen (m/w/d) in Voll- und Teilzeit (mindestens sechs Stunden) zunächst befristet zu besetzen. Perspektivisch wird die Übernahme in ein
unbefristetes Beschäftigungsverhältnis angestrebt. Es ist sowohl möglich, dass ein Einsatz als Sekretär*in an einer oder mehreren Stammschulen als auch ein wechselnder Einsatz als Springerkraft erfolgt. Die Besetzung und Einteilung der unterschiedlichen Stellen erfolgt bedarfsorientiert sowie in Absprache mit Ihnen.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
1. allgemeine Sekretariatsarbeiten, wie önliche
Beratung, Auskunftserteilung, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost,
Registraturarbeiten, Botengänge
2. Materialbeschaffung
3. Bearbeitung von Angelegenheiten der Schüler- und Lehrerschaft
(Aktenführung/-verwaltung)
4. Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, hier
Zahlungsverkehrs, Führen des Inventarverzeichnisses und der Barkasse
5. Unterstützung der Schulleitung ,
Terminplanung und Wiedervorlage, Auswertung von Statistiken,
Gästebewirtung
6. Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson
Das bringen Sie mit
7. eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
8. oder eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung. Oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte*r. In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Basis- und ggf. Aufbaulehrgang bzw. Verwaltungslehrgang I) geprüft.
9. Belastbarkeit, Organisationsgeschick und eine gute
mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
10. eine ausgeprägte soziale Kompetenz
11. ein freundliches und sicheres Auftreten im persönlichen Umgang
mit den Schüler*innen und Lehrkräften
Wünschenswert
12. Erfahrung in der Sekretariatstätigkeit
13. Erfahrung im öffentlichen Dienst
Das bieten wir
14. Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
15. Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
16. respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
17. Vereinbarkeit von Beruf und Familie
18. Jobticket für den ÖPNV
19. Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
20. ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
21. einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus
einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Mit der Übertragung der Funktion ist der Besuch der internen
Fortbildungsreihe „Verwaltungskunde für Mitarbeiter*innen ohne spezifische
Verwaltungsausbildung” verbindlich vorgeschrieben, sofern keine Ausbildung
zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder der Verwaltungslehrgang I
absolviert wurde.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und
aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit
Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und
Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.