Wir suchen ab sofort eine Projektassistenz in Teilzeit oder Vollzeit (m/w/d) der/die unsere ProjektleiterInnen und unser Team unterstützt. Sie sollten Spaß am direkten Kundenkontakt haben und ein gutes Gespür für unsere Philosophie besitzen.
Ihre Aufgaben:
1. Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz und Projektablage
2. Erstellung und Verteilung von Projektunterlagen (Vorlagen für das Budget, Meilensteinplanung, Maßnahmenlisten und Protokolle) und Vorbereitung von Präsentationen
3. Beschaffung und Management von Projektausstattungen und externen Dienstleistern
4. Projektkommunikation und Betreuung der eingesetzten Tools; Projektmarketing über Intranet, Wiki, Newsletter etc.
5. Dokumentation
6. Überwachung der Personalressourcen und Mitarbeiterverfügbarkeit
7. Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Workshops
8. Organisation von Schulungen und Dienstreisen
9. Unterstützung beim Aufbau und der Durchführung des operativen Projektmanagements: Beteiligung bei der Teamzusammensetzung und Struktur-Festlegungen; Hilfe bei Kostenplanung
10. Statusreports und Projektcontrolling
Das erwarten wir:
11. abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann, kaufmännische/r Assistent/-in, Wirtschaftsassistent/-in oder in einem vergleichbaren Beruf
12. Ausbildung in Projektmanagementmethoden (z.B. PMI oder Prince II)
13. Zuverlässige, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise
14. mehrjährige Praxiserfahrung von Vorteil
15. Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen Office-Programmen
16. Kenntnisse in CRM-Software, in Ticketsystemen und Wiki-Systemen
Ihr Profil:
17. Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
18. Kommunikationsstärke, Engagement und Flexibilität
19. Servicebewusstsein und Kundenorientierung
20. Organisatorisches Geschick
21. Selbständiges Arbeiten ist für Sie Ehrensache
22. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
23. Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Das bieten wir:
24. Hochspannende Aufgaben in einem interessanten Umfeld
25. Offene und teamorientierte Arbeitskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
26. Wir führen jedes Quartal ein zweitägiges „come together“ aller Mitarbeiter an wechselnden Lokationen durch
27. flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzregelungen
28. Fachliche Weiterentwicklung und Förderung
29. Anstellung auf Teilzeit oder Vollzeit
30. Starttermin: ab sofort