Als Assistenz der Geschäftsleitung managen Sie professionell das Büro und unterstützen bei allen anfallenden administrativen und operativen Aufgaben. Sie arbeiten in einem digitalen Umfeld, übernehmen eine Nahtstellenfunktion in der internen Büroorganisation und sind die zentrale Ansprechperson für Ihre Kolleg*innen, externe Geschäftspartner*innen und Dienstleister*innen. Sie beurteilen, kommentieren und bearbeiten alle externen und internen Anfragen. Zudem sorgen Sie für die reibungslose flexible Organisation des Tagesablaufes und Büros der Geschäftsleitung sowie die effiziente Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen innerhalb der Grün Berlin Gruppe. Sie verantworten die Dokumentation und Koordination teamübergreifender Arbeitsprozesse. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere: Sicherstellen der durchgängigen Erreichbarkeit über alle digitalen Kommunikationskanäle für die Geschäftsleitung Sichten und Priorisierung des digitalen und analogen Schriftverkehrs und Weiterleiten an die betroffenen Ansprechpartner*innen Sicherstellen des reibungslosen Informationsflusses zwischen dem Geschäftsführer, der Geschäftsleitung Finanzen und Controlling, den Bereichsleitungen und den Geschäftsbereichen der Grün Berlin Gruppe. Wichtige interne und externe Schnittstellenfunktion im Unternehmen Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung Koordination der Zusammenarbeit mit den Berliner Senatsverwaltungen, den Bezirksämtern, den Landesunternehmen und nachgeordneten Einrichtungen sowie weiteren Institutionen Digitale Ablage und Aktenverwaltung, Datenbankpflege einschließlich vertraulicher Unterlagen Erstellung und inhaltliche Zusammenführung von Informations- und Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts für die Geschäftsleitung Organisatorische Vor- und Nachbereitung und bei Bedarf Begleitung von Meetings, Aufsichtsratssitzungen, Videokonferenzen, Workshops, Klausuren, Gremiensitzungen; einschließlich technischer Betreuung sowie Koordination aller erforderlichen Unterlagen und Abläufe Fristenmanagement Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung bei den Jahresabschlussprozessen Protokollerstellung für interne und externe Terminformate Sicherstellung einer professionellen Betreuung von Besucher*innen Übernahme von Recherchen und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsleitung Unterstützung in der Organisation von Veranstaltungen Anmeldung von Budgets, Aufträgen und Rechnungsbearbeitung Dienstreiseorganisation und Kostenabrechnung Bewerbungen nehmen wir bis zum 20. Februar 2026 entgegen. Eingehende Unterlagen prüfen wir fortlaufend, daher empfehlen wir eine frühzeitige Bewerbung. Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in relevanten Fachrichtungen, idealerweise im kaufmännischen Bereich in Verbindung mit mehrjähriger Berufserfahrung Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, bestenfalls im öffentlichen Dienst Qualitätsorientierte, flexible und vorausschauende Arbeitsweise Multitasking-Fähigkeit sowie ein hohes Maß an Organisations- und Koordinationsgeschick Hohe Dienstleistungs-, Kunden- und Serviceorientierung Eigenverantwortliches, strukturiertes und termingebundenes Arbeiten Schnelle Reaktionsfähigkeit und verantwortungsbewusstes Handeln Zuverlässigkeit, Selbständigkeit und Eigeninitiative Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägtes Analysevermögen Diplomatisches Gespür für hochrangige Gesprächspartner*innen aus Politik und Wirtschaft Offene, transparente, wertschätzende und zielführende Kommunikation Ausgeprägte und gelebte Teamfähigkeit Freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten Sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift Sehr gute Kenntnisse in MS Office Hervorragende mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache (C1/C2) Diskretion und Loyalität gegenüber Vorgesetzten Affinität für digitales Arbeiten und Prozessoptimierungen Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur Eine respektvolle und zielgerichtete (Arbeits-) Atmosphäre Ein kollegiales Miteinander in interdisziplinären Teams sowie flache Hierarchien Mitgestaltungspotenziale, Raum für eigene konzeptionelle Ideen und herausfordernde Projekte mit übergeordneter Bedeutung für Berlin Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexibler Arbeitszeitgestaltung in einem familienfreundlichen Umfeld 30 Tage Urlaub pro Kalenderjah r plus arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember Ein modernes Büro im Ullsteinhaus mit direkter Verkehrsanbindung (U6) Eine leistungsgerechte und aufgabenbezogene Vergütung nach TV-L Eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL, Vermögenswirksame Leistungen und einen Zuschuss zum BVG-Jobticket und die Möglichkeit zum Fahrrad-Leasing Weiterbildungen sowie persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten G esundheitsfördernde Angebote (z. B. Kooperation mit einem Fitnessstudio) Sind Sie zudem aufgeschlossen, motiviert, arbeiten gerne im Team und möchten zusammen mit uns die Berliner Verkehrswende vorantreiben? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Um sich bei der GB infraVelo erfolgreich zu bewerben, bitten wir Sie um die Übermittlung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf, das Motivationsschreiben und Ihre Arbeits- bzw. Abschlusszeugnisse im PDF-Format. Wir möchten Sie zudem darum bitten, Ihre Gehaltsvorstellung als Jahres-Brutto und Ihre Kündigungsfrist mit anzugeben. GB infraVelo GmbH – Frau Julia Heinrich