Die Folkwang Universität der Künste ist die zentrale künstlerische Ausbildungsstätte für Musik, Theater, Tanz, Gestaltung und Wissenschaft in Nordrhein-Westfalen (NRW) mit Campus und Veranstaltungsorten in Essen, Duisburg, Bochum und Dortmund.
Die Folkwang Universität der Künste besetzt zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als
Assistent*in Rektor (EG 9a TV-L)
in Teilzeit mit 50 % und unbefristet im Büro des Rektors.
Allgemeines Office-Management (Bearbeitung sämtlicher Korrespondenz, Telefonate, Publikumsverkehr, Erstellung und Verwaltung von Listen)
Terminkoordination und Terminmanagement für das Rektorat und die Gremienarbeit sowie Erstellung und Koordination von Videokonferenzen mit Konferenztechnik
Annahme, Bearbeitung und Weiterleitungen von Anfragen aller Art sowie hausinterne Kommunikation in alle Abteilungen der Hochschule
Unterstützung der Kolleg*innen im Hochschulmanagement (z. B. Vorbereitung von Gremiensitzungen)
Planung und Organisation von Dienstreisen sowie von kleineren Veranstaltungen des Rektorats
Abgeschlossene Berufsausbildung oder einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung auf Sekretariats-/Assistenzebene im Leitungsumfeld einer Hochschule, sonstigen öffentlichen Einrichtungen, eines Unternehmens etc.
Sehr gute Kenntnisse im Office-Management (Erstellung von E-Mails, Briefen, Faxen, Vermerken, Protokollen, Unterlagen, Gremienvorlagen)
Hervorragende Kommunikationsfähigkeit
Sehr gute Fähigkeit, die übertragenen Aufgaben eigenständig zu organisieren und umzusetzen
Sehr gute Fähigkeiten, Unvorhergesehenes aufzunehmen und zu bearbeiten
Gute Selbstorganisation und präzise Arbeitsweise
Sichere Kenntnisse in Anwendungen des Office-Pakets und Adobe Acrobat/Pro
Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sichere gendersensible Ansprache
Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
Eingebundenheit in ein vielfältiges, engagiertes und kollegiales Team
Diskriminierungssensibles Arbeitsumfeld
Transparente und tarifgebundene Bezahlung
Kostenfreie Teilnahme an den bis zu 400 künstlerischen Folkwang Veranstaltungen pro Jahr
Förderung bei der Teilnahme an Weiterbildungsangeboten
Etablierte Rahmenbedingungen für Mobile Arbeit und flexible Arbeitszeitgestaltung
Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Leben