Sekretariat (m/w/d)
Klinikum Stuttgart - Entscheiden Sie sich für etwas Großes.
Wir sind mit unseren drei Häusern „Katharinenhospital“, „Olgahospital“ und „Krankenhaus Bad Cannstatt“ das größte Klinikum in Baden-Württemberg. Über 9500 Mitarbeitende versorgen auf den Stationen, in Operationssälen, Funktionsbereichen die Patient:innen oder sind in Verwaltung, Technik oder IT für den reibungslosen Klinikbetrieb verantwortlich. An zwei attraktiv gelegenen Standorten in Stuttgart bieten wir Ihnen in über 55 Kliniken und Instituten als Maximalversorger und akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Tübingen einen sinnstiftenden und zukunftsorientierten Arbeitsplatz. Dabei gilt immer: “Starkes Team. Starkes Klinikum. “
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Person (m/w/d) für das Sekretariat der Pflegerischen Zentrumsleitungen in Vollzeit / Teilzeit.
Ihr Aufgabenfeld im Sekretariat umfasst:
* Gesamtkoordination und Steuerung des Sekretariats der Pflegerischen Zentrumsleitungen einschließlich organisatorischer Abläufe und Büroorganisation
* Eigenverantwortliche Terminplanung, Koordination und Vor-/Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Sitzungen inkl. Protokollerstellung
* Verwaltung der Korrespondenz (schriftlich & elektronisch), Schriftgutverwaltung, Ablage und Digitalisierung von Dokumenten
* Erstellung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungs-/Informationsunterlagen
* Personalaufgaben, wie Bewerbermanagement, und Zeugniserstellung
* Ansprechpartner/in für Mitarbeitende, Pflegedienstleitungen, interne Bereiche und externe Partner
* Organisation von Dienst- und Arbeitsabläufen, Nachverfolgung von Vorgängen und Terminen (z. B. Wiedervorlagen)
* Sicherstellung von Diskretion, Vertraulichkeit und einem professionellen Auftreten
Wir erwarten:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat oder vergleichbarem Bereich, idealerweise im Gesundheitswesen oder Krankenhausumfeld
* Kenntnisse im Bewerbermanagement und Personalverwaltung
* Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS‑Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
* Organisations‑ und Koordinationstalent, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit (schriftlich & mündlich) und ein souveränes, sicheres Auftreten
* Hohe Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
* Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
* Wünschenswert: Erfahrung mit Krankenhausinformationssystemen oder anderen klinikspezifischen IT-Systemen
* Erfahrung mit Veranstaltungsorganisation
Wir bieten:
Die Stadt Stuttgart bietet als Großstadt vielseitige Kultur- und Freizeitangebote.
Für Fragen und Informationen steht Ihnen Frau Nägele unter Tel. 0711/278-32049 zur Verfügung.