Empfangsmitarbeiter*in / Assistenz (m/w/d)
Deine Aufgaben
Punkt für Punkt. Du unterstützt das Team bei der vielseitigen Abwicklung von Verfahrens- und Mandatsbearbeitungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf am Empfang und im administrativen Bereich. Zu Deinen Aufgaben gehören unter anderem:
* Professioneller und herzlicher Empfang unserer Besucher*innen, Mandant*innen und Geschäftspartner*innen
* Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Anrufe sowie kompetente Auskunftserteilung
* Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost (Briefpost, E-Post, Faxe) und deren fristgerechte Verteilung
* Digitalisierung und Erfassung des Posteingangs im Dokumentenmanagementsystem
* Sorgfältige Zuordnung und Bearbeitung einzelner Poststücke
* Erstellung von Erstanschreiben und Standardschreiben an Schuldner*innen, Banken, Versicherungen und weitere Beteiligte
* Anlage von Gutachten und Berichten an Amtsgerichte inklusive Zusammenstellung der Anlagen
* Führung des Wiedervorlagesystems für Sachbearbeiter*innen und Überwachung von Fristen
* Koordination und Vorbereitung unserer Besprechungsräume
* Aktenmanagement und Archivierung – sowohl digital als auch physisch
* Organisation von Botengängen und Beschaffungswesen
Dein Profil
Das kannst Du. Punktgenau.
* Du arbeitest strukturiert, organisiert und punktest mit Deiner freundlichen, professionellen und verständlichen Kommunikation.
Du verfügst über:
* Eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte*r, Bürokaufmann*frau, Industriekaufmann*frau oder eine vergleichbare Qualifikation mit Berufserfahrung im Bereich Empfang- & Kanzleiassistenz
* Ausgeprägte Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen
* Einen sicheren Umgang mit moderner Bürokommunikation
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (min. C1-Niveau)
Du hast:
* Freude an eigenständigem Arbeiten und daran, Verantwortung zu übernehmen
* Ein sicheres, authentisches Auftreten
* Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Zeitmanagement
Du bist:
* Belastbar, teamfähig, flexibel, verantwortungsbewusst und loyal
Warum wir?
Wir bieten. Punktgenau.
* Eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einer krisensicheren Branche
* Eine qualifizierte Einarbeitung
* Ein attraktives Vertragspaket mit wettbewerbsfähiger Vergütung, inklusive Zusatzleistungen wie Givve Card und arbeitgeberfinanzierter betrieblicher Altersvorsorge
* Zusätzlich freier Tag am Geburtstag
* Flexible Arbeitszeiten
* Deutschlandweite Büros in zentraler Lage und mit guter Verkehrsanbindung
* Entwicklungsmöglichkeiten durch regelmäßige Mitarbeitendengespräche sowie interne und externe Schulungen, Seminare und Fortbildungen
* Regelmäßige Betriebsfeiern und Mitarbeitendenevents