Wir wachsen – und verstärken unser Team.Seit über 45 Jahren steht KOS KLIMA für Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft im Bereich Klima- und Raumlufttechnik. Als familiengeführtes Unternehmen verbinden wir traditionelles Handwerk mit modernem Projektmanagement.Um unser wachsendes Projektvolumen im Anlagenbau professionell zu steuern, erweitern wir unser Team.Dafür suchen wir eine strukturierte, mitdenkende und technisch affine Persönlichkeit als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d).Du hältst unserem Projekt- und Montageteam organisatorisch den Rücken frei - und sorgst dafür, dass aus Planung reibungslose Umsetzung wird. Deine MissionDu bist die organisatorische Schaltzentrale im Anlagenbau.Du koordinierst, strukturierst, dokumentierst - und behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick. Kurz gesagt: Du machst aus Komplexität Klarheit. Deine Aufgaben Projektorganisation & SteuerungAnlage und Pflege von Projekten im ERP-SystemErstellung von Arbeitsaufträgen und Abgleich mit AngebotenVorbereitung von Projektmappen inkl. Massenlisten & SystembeschreibungenTeilnahme an KickOff-Meetings & ProjektsitzungenTermin- und Meilensteinplanung in Abstimmung mit ProjektleitungUnterstützung bei Budget-, Termin- und RessourcenübersichtenVorbereitung von Projektauswertungen und Statusreports Auftrags-, Material- & LieferantenmanagementErstellung von Aufträgen, Bestellungen und AuftragsbestätigungenErstellung und Bereitstellung von LieferscheinenKontrolle von Materialbuchungen & WarenbewegungenNachverfolgung von Lieferterminen inkl. Eskalation bei AbweichungenPrüfung von Mehrungen, Änderungen und Aufmaßen Kommunikation & Koordination (B2B/B2C)Telefonische und schriftliche ProjektabstimmungenTerminvereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und MontageteamsKoordination technischer Rückfragen zwischen Projektleitung und BaustelleErstellung und Dokumentation von AktennotizenSicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses Dokumentation & QualitätssicherungErstellung von Dokumentationsordnern, Anlagenprüfbüchern & SystemunterlagenPflege der AnlagenstammdatenZusammenstellung vollständiger Dokumentensätze (audit-ready)Vorbereitung und Pflege projektbezogener ChecklistenUnterstützung bei internen Prüf- und AbnahmeprozessenKundenzufriedenheitsabfragen & Follow-up-Kommunikation Reporting & ProzessoptimierungUnterstützung bei KPI-Dashboards und ProjektübersichtenPflege eines strukturierten DigitalarchivsErstellung von Statusupdates und KommunikationsvorlagenMitwirkung bei Lessons-Learned-AnalysenAktive Mitgestaltung und Verbesserung von Projektprozessen Organisation & ZentralePostbearbeitungPflege von Kunden- und LieferantenstammdatenAnnahme eingehender AnrufeEmpfang & Betreuung von BesuchernErstellung und Versand unseres Kunden-Newsletters Was du mitbringstFachlichAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau)Erfahrung in Projektassistenz oder vergleichbarer FunktionTechnische Affinität - idealerweise Erfahrung im Anlagenbau / HandwerksumfeldSicher im Umgang mit MS Office & ERP-SystemenStrukturierte, selbstständige ArbeitsweisePersönlichDu behältst auch bei mehreren Projekten den ÜberblickDu arbeitest verbindlich, lösungsorientiert und eigenverantwortlichDu kommunizierst klar und kundenorientiertDu denkst mit – und bringst eigene Ideen zur Prozessverbesserung einDu bleibst auch unter Belastung ruhig und organisiert Was dich bei uns erwartetInnovation. Pragmatismus. Persönlichkeit.Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden UnternehmenModerne Arbeitsmittel und strukturierte ProzesseKurze EntscheidungswegeDirekte Zusammenarbeit mit Bereichsleitung und GeschäftsführungBetriebliche Altersvorsorge & ZusatzleistungenJobradBetriebliches GesundheitsmanagementKollegiales Umfeld mit echtem Teamgedanken