Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rd. 450 Professuren bilden ca. Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeberinnen der Region.
Am Institut für Betriebswirtschaftslehre, an der Professur für Unternehmensrechnung und Unternehmensbesteuerung, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder spätestens zum die Stelle als
Mitarbeiter*in im Büromanagement (m/w/d)
unbefristet zu besetzten. Die Zahlung des Entgelts erfolgt bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 50% einer Vollbeschäftigung 19,35 Stunden/ Woche).
Büromanagement und Organisation ist Ihr Ding? Dann sind Sie bei uns genau richtig: Als Lehrstuhlassistenz sind Sie für unsere Professur intern und extern die zentrale Anlaufstelle. Mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise und Kommunikationsstärke tragen Sie maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Lehrstuhls bei. Ihre Kernaufgaben sind vielfältig und umfassen die täglich anfallenden organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, insbesondere:
Ihre Aufgaben
1. Selbstständige Büroorganisation und Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wie Terminkoordination, Korrespondenz, Telefonate sowie Unterstützung unseres Teams in administrativen Belangen.
2. Ansprechpartner*in für Mitarbeitende, Studierende und Externe.
3. Organisation und Abrechnung von Dienstreisen (wintrip).
4. Selbstständige Beschaffung und haushaltstechnische Abwicklung des Zahlungsverkehrs der Professur inkl. Etatüberwachung, lnventarisierungen, Rechnungsbearbeitung, Erstellung von Auszahlungsanordnungen und Reverse Charge-Dokumenten sowie Drittmittelverwaltung (u. a. mit MachWeb).
5. Personalverwaltung (Einstellungsanträge für Mitarbeiter*innen, Hilfskräfte, Fristenkontrolle).
6. Organisatorische Zuarbeit bei Lehrveranstaltungen und Klausuren.
7. Nutzung und Pflege universitärer IT-Systeme UnivlS, LSF/ QIS, OLAT) sowie Pflege unserer Homepage (Plone) und Social-Media-Kanäle.
8. Vorbereitung von Veranstaltungen und Konferenzen, Unterstützung bei der Durchführung und deren Nachbereitung sowie weitere projektbezogene Aufgaben.
Unsere Anforderungen:
9. Abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*-mann für Büromanagement oder vergleichbarer qualifizierender kaufmännischer Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3-jährige nachgewiesene Erfahrung in einem
10. Sehr gute EDV-Kenntnisse (u. A. gängige Office-Programme und Internetanwendungen). Idealerweise technik- und socialmedia-affin.
11. Bereitschaft zur Einarbeitung in universitätsinterne und neue Softwareanwendungen, durch Nutzung der umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten der CAU.
12. Idealerweise Erfahrung in der Rechnungsbearbeitung und Mittelverwaltung, vorzugsweise im Hochschulbereich (Machweb-Kenntnisse). Sicherer Umgang mit Zahlen.
13. Sicheres Auftreten in der mündlichen wie schriftlichen Kommunikation. Sprachkenntnisse auf Niveau C2 (Deutsch) und B1 (Englisch) erforderlich.
14. Organisationstalent, Flexibilität, Integrität, Diskretion, Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
Wir bieten:
15. eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungspotential in einem engagierten und freundlichen Team
16. einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in einem wertschätzenden und angenehmen Arbeitsklima
17. eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit flexibler Arbeitszeitmodelle (inkl. der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten)
18. 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
19. Tarifliches Entgelt inklusive Jahressonderzahlung
20. Mitarbeiterkonditionen in div. Einrichtungen (Mensa, Hochschulsport, Job-/Deutschlandticket)
21. Betriebliche Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL)
22. Zahlreiche Weiterbildungsangebote
23. Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
24. einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit einer lebendigen, innovativen und internationalen Atmosphäre und zahlreichen Veranstaltungen
25. die Arbeit an einer Hochschule, die seit 2002 das Qualitätssiegel „Audit familiengerechte Hochschule" trägt
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns erwerben.
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.
Sie fühlen sich angesprochen?
Dann senden Sie bitte Ihre Bewerbung mit den aussagekräftigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise über die geforderten Qualifikationen) als ein PDF-Dokument bis zum per E-Mail an: Nur Bewerbungen mit vollständigen Unterlagen können berücksichtigt werden.
Bei inhaltlichen Rückfragen wenden Sie sich bitte an Prof. Dr. Jost Heckemeyer () oder Annette Gottwald-Müller (Auf die Vorlage von Lichtbildern/ Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher hiervon abzusehen.
Bitte beachten Sie, dass nach Abschluss des. Stellenbesetzungsverfahrens alle Unterlagen vernichtet werden. Bei Bewerbungen in Papierform bitten wir um Übersendung von Kopien ohne Bewerbungsmappen, da die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden.
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