Bundesagentur für Arbeit Als operativer IT-Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA) betreibt das IT-Systemhaus am Standort Nürnberg mit über 100 eigenen IT-Anwendungen, 180.000 vernetzten PC-Arbeitsplätzen und der dazugehörigen Infrastruktur eine der größten IT-Landschaften Deutschlands und entwickelt diese ständig weiter. Sie werden im IT-Systemhaus tariflich als Assistent/-in für administrativ-organisatorische Aufgaben eingestellt. Der Geschäftsbereich "Fachübergreifende Software" (K5) beinhaltet eine Vielzahl an Basisdiensten, die die Grundlage für sämtliche IT- und Fachverfahren innerhalb der Bundesagentur für Arbeit bilden. Ein abwechslungsreiches Portfolio an Anwendungen, angefangen von Verfahren zur Verwaltung von Stammdaten über eines der weltweit größten DMS-Systeme sowie Verfahren für die Organisations-, Dienststellen- und Referenzdaten bis hin zu diversen Verfahren für den behördenübergreifenden Datenaustausch, bietet ein jederzeit spannendes und vielseitiges Aufgabenfeld. Flexibilität ist uns im IT-Systemhaus ebenso wichtig wie der persönliche Austausch mit dem Team: Daher bieten wir Ihnen die Möglichkeit, bis zu 80 % im Homeoffice zu arbeiten. Assistentin / Assistent für administrativ-organisatorische Aufgaben (w/m/d) Aufgaben und Tätigkeiten Informationsmanagement (z. B. Bearbeitung von Anfragen, Überwachung des Posteingangs und -ausgangs, Ablage und Wiedervorlage) Datensammlung, Aufbereitung und Pflege von Dokumentationen, Berichten und Präsentationen Terminkoordination Unterstützung der Organisationseinheit und/oder von Projekten in allen sonstigen administrativen bzw. organisatorischen Angelegenheiten Erstellung aussagekräftiger Präsentationen sowie adressatengerechte Aufbereitung von Daten und Auswertungen Koordination und Steuerung administrativer Prozesse – von Benutzeranträgen bis hin zu Bestellvorgängen Unterstützung der Bereichsleitung im Tagesgeschäft und Sicherstellung reibungsloser Abläufe (z. B. durch Postfachmanagement, Pflege von Wissensplattformen und Organisation von Workshops) Übernahme von Assistenzaufgaben für mehrere Teams sowie zentrale Anlaufstelle im Onboarding neuer Mitarbeitender Koordination organisatorischer Themen am Standort und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs Einheitsübergreifende Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen sowie Mitwirkung in administrativen Prozessen und Systemanwendungen Unterstützung bei der Weiterentwicklung moderner Arbeitsumgebungen (z. B. Shared-Desk-Konzepte) sowie bei organisatorischen Veränderungen wie Umzügen oder Flächenanpassungen Voraussetzungen Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation einschlägige Berufserfahrung erwünscht oder vergleichbares Profil Sie überzeugen weiterhin durch Fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein gutes Verständnis für administrative Abläufe Sicheres Kommunikationsvermögen und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teams und Schnittstellen Erfahrung im Umgang mit internen Systemen oder administrativen Prozessen Wir bieten Ein interessantes technisches Arbeitsumfeld Eine strukturierte Einarbeitung unter kompetenter Begleitung von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen Eine attraktive Bezahlung nach dem Tarifvertrag der Bundesagentur für Arbeit ( www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag ) Je nach Vorerfahrung ggf. ein höheres Einstiegsgehalt Die Zahlung weiterer Gehaltskomponenten (z. B. Jahressonderzahlung, ggf. zusätzliche monatliche Zulagen) Flexible Arbeitszeitmodelle Eine Personalpolitik, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördert und ihre Beschäftigten z. B. mit Hilfe des Betrieblichen Gesundheitsmanagements unterstützt Eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge, die Möglichkeit der Entgeltumwandlung und vermögenswirksame Leistungen Viele Möglichkeiten und Angebote, Ihre Fähigkeiten sinnvoll einzusetzen und weiter zu entwickeln, z. B. verschiedene Personalentwicklungsprogramme, individuelles Coaching und bis zu 20 Tage interne und externe Qualifizierungen pro Jahr Für Menschen mit Behinderungen die Gestaltung einer barrierefreien Arbeitsumgebung, damit sie ihre Kompetenzen optimal nutzen können Bewerbungen von Frauen begrüßen wir besonders. Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen. Wir glauben fest daran, dass jeder Mensch wertvoll ist und seine Fähigkeiten und Talente einbringen kann. Mit unserer Inklusionsvereinbarung setzen wir uns als Arbeitgeber Bundesagentur für Arbeit aktiv für Inklusion und Diversität ein: Bei uns ist jede/-r 10. Beschäftigte ein Mensch mit Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellt! Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, z. B. • bei der Gestaltung des Arbeitsumfeldes: unsere technischen Berater/-innen prüfen die individuell notwendige Arbeitsplatzausstattung und unterstützen Sie bei der behinderungsspezifischen Ausstattung Ihres künftigen Arbeitsplatzes. • im achtsamen Umgang miteinander durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Schwerbehindertenvertretungen. Wir bieten Ihnen nicht nur eine Stelle, sondern auch die Möglichkeit, Ihre Karriere bei uns zu entwickeln und sich weiterzubilden. Unsere Dienstgebäude sind gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder auch dem privaten PKW zu erreichen. Wir bieten vielfältige gesundheitsfördernde Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements an. Sehr gerne steht Ihnen bei Fragen vor und auch während des gesamten Bewerbungsprozesses unsere Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen, Herr Detlef Jelitsch unter Telefon 49 911 1795580 zur Verfügung. Die Vergütung erfolgt nach Tätigkeitsebene VI TV-BA. Vorstellungsgespräche finden ggf. via Skype for Business statt. Ansprechpartner/-in für fachliche Rückfragen: Frau Antje Graube, 49 911 1797268 Ansprechpartner/-in für Rückfragen: Frau Katja Fischer, 49 911 1794608 Weitere Informationen finden Sie unter www.ba-it-systemhaus.de/karriere Bitte bewerben Sie sich online mit Ihren aussagekräftigen/vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Abschlusszeugnisse, Arbeitszeugnisse, Zertifikate, etc.) und der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen. Bitte fügen Sie ggf. Ihren Schwerbehindertenausweis bzw. Gleichstellungsbescheid bei. Bitte nutzen Sie das Bewerberportal der Bundesagentur für Arbeit unter www.arbeitsagentur.de/ba-bewerbungsportal und geben Sie in der Stichwortsuche den Referenzcode der Stellenausschreibung ein. Mit Ihrer Registrierung haben Sie die Möglichkeit, ein Bewerberprofil zu erstellen und Ihre Bewerbungsunterlagen hochzuladen. Bitte fügen Sie Ihre gesamten Bewerbungsunterlagen in möglichst einer PDF-Datei (maximal 10 MB) zusammen. Bei technischen Problemen unterstützt Sie unsere gebührenfreie Hotline: 0800 4555501 Jetzt bewerben! Ansprechpartner/-in bei Rückfragen: Frau Katja Fischer Telefon: 49 911 1797500 E-Mail: IT-Systemhaus.Karriere@arbeitsagentur.de