Wir suchen:
In der Fakultät IV - Naturwissenschaftlich-Technische Fakultät, IPEM - International Production Engineering and Management, suchen wir eine/n Sekretär/in zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu folgenden Konditionen:
1. 75% = 29,87 Stunden
2. Entgeltgruppe 9a TV-L
3. unbefristet
Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer befristeten Aufstockung auf bis zu 100 % Beschäftigungsumfang (39,83 Wochenstunden).
Ihre Aufgaben:
4. Leitung und Koordination des Sekretariat Übernahme der Sekretariatsleitung und Sicherstellung eines reibungslosen Sekretariatsbetrieb Gesamtüberblick über laufende organisatorische und administrative Vorgänge Priorisierung, Steuerung und Monitoring offener Aufgaben und Vorgänge Fristenüberwachung sowie Koordination von Aufgaben innerhalb des Sekretariats Vertretungsplanung und Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Sekretariats
5. Office Management und Schnittstellenkoordination Zentrale Ansprechperson für alle relevanten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner innerhalb des Lehrstuhls sowie der Universität Siegen Unterstützung einer effizienten Kommunikation zwischen den beteiligten Instanzen Erledigung der anfallenden Korrespondenz
6. Personal-, Finanz- und Projektadministration Mitwirkung bei der Finanz- und Personalplanung Pflege und Überwachung von Finanzierungsübersichten Prüfung von Finanzierungsmöglichkeiten in bestehenden Projekten Administrative Begleitung von Einstellungen und Vertragsverlängerungen von Mitarbeitenden Unterstützung bei der Bearbeitung und Verwaltung von Drittmittelprojekten
7. Studierendenservice Erteilung von Auskünften an Studierende Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Anliegen im Zusammenhang mit dem Lehrstuhl
Ihr Profil:
8. Eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahren werden vorausgesetzt.
9. Sie haben eine gute Auffassungsgabe, können sich schnell in neue Strukturen einarbeiten und arbeiten gerne im Team.
10. Sie sind offen, kontaktfreudig und überzeugen durch Ihre Freundlichkeit und Flexibilität.
11. Sie sind es gewohnt, serviceorientiert zu arbeiten.
12. Routinierter Umgang mit dem Computer (MS-Office-Programme) sind für Sie Grundlage Ihrer Tätigkeit.
13. Sie verfügen über SAP-Kenntnisse oder sind bereit, sich diese anzueignen.
14. Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift sind erwünscht.
Unser Angebot:
15. Dieses vielfältige Aufgabengebiet erfordert eine effiziente Arbeitsorganisation und viel Verantwortungsgefühl.
16. Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem angenehmen Arbeitsumfeld mit zukunftsorientierten Arbeitsinhalten.
17. Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, beispielsweise durch flexible Ausgestaltung von Arbeitszeit und Arbeitsort sowie Unterstützung bei der Kinderbetreuung
18. Umfangreiches Personalentwicklungsprogramm
19. Gesundheitsmanagement mit breit gefächertem Präventions- und Beratungsangebot