Ihre Aufgaben
1. erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter*innen, Gastwissenschaftler*innen und Hilfskräfte der Arbeitsgruppe für Anliegen und Auskünfte aller Art
2. administrative und organisatorische Unterstützung der Gruppenleitung und des gesamten Teams
3. Koordination und Organisation der typischen Abläufe in der Gruppe (z. B. Betreuung von Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen, Reisekostenabrechnungen, Beschaffungen, Inventarisierung, Pflege der Homepage, Schlüsselverwaltung, Buchungen von Räumen, Terminkoordination und -vereinbarung)
4. Schnittstellenfunktion zu internen und externen Kund*innen und Fachabteilungen
5. Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (Meetings und Tagungen)
6. Vertretung von Kolleg*innen in den anderen Gruppen der Fakultät
7. Zusammenarbeit mit der Fakultätsverwaltung bei: Vorbereitung von Personalmaßnahmen Finanzplanung von Beschaffungen, Reisekosten sowie Personalkosten für Hilfskräfte Überwachung des Mittelabflusses sowie der verfügbaren Mittel der Gruppe Finanzierungsprüfungen von Drittmittelprojekten Verwaltung von Prüfungen und Abwicklung von Masterbewerbungen
Unser Angebot
8. Vergütung nach E8 TV-L
9. unbefristet
10. Teilzeit 50 %
11. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
12. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
13. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
14. flexible Arbeitszeiten und grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
15. gute Verkehrsanbindung
16. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
17. vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)
18. Mitgliedschaft bei "FairNetzt" - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
Ihr Profil Das erwarten wir
19. abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r) oder sonstige geeignete Ausbildung bzw. Qualifikation in Verbindung mit praktischen Erfahrungen in einem geeigneten Bereich
20. sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
21. technische Fähigkeiten und sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS-Office)
22. gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
23. Fähigkeit und Freude in Teams zusammenzuarbeiten
24. ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
25. sehr gute Auffassungsgabe und Souveränität sowie Fähigkeit und Bereitschaft, sich neue und komplexe Inhalte schnell zu erschließen und sie lösungsorientiert anzugehen
26. selbstständiges Arbeiten in eigener Verantwortung und ausgeprägte Serviceorientierung
27. die Bereitschaft, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen und proaktives Handeln
Das wünschen wir uns
28. erste Berufserfahrung in den Bereichen Teamassistenz / Officemanagement, optimalerweise in der Betreuung von Teams oder im Hochschulumfeld
29. Erfahrung im Bereich von Personalmaßnahmen
30. Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
31. Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
32. Erfahrungen im Umgang mit SAP
33. Erfahrungen in der Erstellung von Statistiken und Auswertungen mit Excel