Executive Assistant | Head of Operations & HR – Deine neue Rolle bei NELEX Standort: Köln Start: ab sofort | Umfang: Vollzeit Du bist ein Organisationstalent mit einem Blick fürs Detail und möchtest in einem dynamischen Umfeld Verantwortung übernehmen? Dann suchen wir genau dich! Wer wir sind NELEX AG ist eine auf die Bereiche IT, Software und Digitalisierung spezialisierte Executive Search Beratung mit Fokus auf die Besetzung von Führungspositionen. Wir verbinden erfahrene Berater:innen mit einem starken Netzwerk und innovativer Technologie. Unser Ziel: Die beste Adresse für Executive Search in der Digitalwelt zu sein – mehrfach ausgezeichnet von WirtschaftsWoche und FOCUS. Deine Aufgaben – vielseitig & verantwortungsvoll Office & Organisation Du sorgst dafür, dass im Büro alles rundläuft – von Post & Telefon bis IT & Material sowie Miet- und Lieferantenverträge. Interne Abläufe hast du im Griff und bei Teamevents bringst du dich gerne ein. Assistenz der Geschäftsführung Du hältst Termine, Infos und Prioritäten im Blick, bereitest Unterlagen vor und bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte. Projekte & Kundenmanagement Du koordinierst interne Projekte, pflegst unsere Datenbank und kümmerst dich um Termine, Verträge und die Kommunikation mit Kunden und Kandidat:innen (i.d.R. auf C-Level). Human Resources Du begleitest unser internes Recruiting, erstellst Verträge und planst den Einsatz unserer Werkstudent:innen. Außerdem bist du die Schnittstelle zur externen Lohnbuchhaltung. Finance & Controlling Du bearbeitest Rechnungen, Spesen und Mahnungen, unterstützt bei Monatsabschlüssen und arbeitest eng mit der externen Buchhaltung zusammen. Marketing & Kommunikation Du pflegst unsere Online-Profile, stimmst Inhalte mit Partnern ab und unterstützt bei Website-Updates und Kampagnen. IT & Technik Du verwaltest Lizenzen und Zugänge, richtest Geräte ein und unterstützt bei technischen Fragen seitens des Teams. ✅ Was du mitbringen solltest Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Assistenz, Office Management o. ä.) Organisationstalent & Überblick – auch bei vielen Aufgaben gleichzeitig Klare, professionelle Kommunikation Diskretion & Verantwortungsbewusstsein Eigeninitiative & Zuverlässigkeit Teamgeist & digitale Affinität Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse Was wir dir bieten Modernes Büro: Arbeiten im Kranhaus mit Rheinblick Flexibilität: Home-Office & flexible Zeiten Teamspirit: Offene Kultur, flache Hierarchien & regelmäßige Events Entwicklung : Viel Eigenverantwortung & Raum für deine Ideen Benefits: Betriebliche Altersvorsorge & 50 € steuerfreier Sachbezug monatlich Neugierig geworden? Dann schick uns deine Bewerbung an karriere@nelex.ag Fragen? Dein Ansprechpartner ist Karsten Berge unter 49 (0) 221 17042140