Bewerbung bis: 04.08.2024
Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d)
Fachbereich Geoinformation und Bodenordnung
Im Fachbereich Geoinformation und Bodenordnung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d) in Teilzeit mit einem Stundenumfang von 23 Wochenstunden unbefristet in Teilzeit zu besetzen.
Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, für einen befristeten Zeitraum von ca. 2 Jahren die Arbeitszeit auf bis zu insgesamt 39 Wochenstunden im Rahmen von anfallenden Digitalisierungsarbeiten, wie der Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS), zu erhöhen.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
1. allgemeine Vorzimmer- und Sekretariatstätigkeiten
2. allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Terminplanung und -koordination, Postverteilung und -versendung sowie Korrespondenz
3. Verwaltung und Pflege der Wiedervorlage, Ablagen- und Aktenmanagement
4. Unterstützung in Haushaltsangelegenheiten einschließlich Rechnungsbearbeitung und Buchungsvorbereitung
5. Übernahme der Funktion des*der SAP-Zeitmanagementbeauftragten (m/w/d)
6. Beschaffung, Organisation, Verwaltung und Ausgabe von Büromaterial ür den Fachbereich und Inventarverwaltung
7. Mitwirkung bei der verwaltungsmäßigen Bearbeitung von Vorgängen im Bereich des Ortsbaurechtes und der Bodenordnung
8. Mitwirkung bei der laufenden Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen des Fachbereiches (ührung DMS)
9. Bearbeitung von Vorlagen kommunalpolitischer Gremien in ALLRIS für den gesamten Fachbereich
10. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Bewirtung
Das bringen Sie mit
11. eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
12. alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung mit zweijähriger Berufserfahrung
13. eine sorgfältige, selbstständige, loyale und verschwiegene Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung
14. ein kompetentes, freundliches und sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Kontakten sowie gute Ausdrucksfähigkeiten in Wort und Schrift
15. Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
16. eine gute Auffassungsgabe, technisches Verständnis und Organisationsfähigkeit
Wünschenswert
17. Berufserfahrung in einer Assistenz-/Sekretariatsfunktion
18. Berufserfahrung im öffentlichen Dienst und Kenntnisse über die Verwaltungsstrukturen und Abläufe bei der Stadt Aachen
Das bieten wir
19. Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgebern der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
20. Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
21. respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
22. Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
23. Vereinbarkeit von Beruf und Familie
24. flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
25. Jobticket für den ÖPNV (ggf. Zusatz: sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr)
26. Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
27. ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
28. einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.