Jobbeschreibung Die AIHE Academic Institute fHigher Education (AIHE) mit Sitz in Lübeck führt im Auftrag von internationalen Universitäten akkreditierte weiterbildende Fernstudiengänge im Fachbereich der Psychologie. Die Studierenden sind in den Partneruniversitäten eingeschrieben und erhalten von diesen ihre Bachelor- bzw. Darüber hinaus bietet die AIHE 70 online Uni-Zertifikatslehrgänge an.
Für die Fortführung aller professionellen administrativen Abläufe, benötigen wir zum nächstmöglichen Termin eine/n
Sekretär/in und Teamassistent/in
(4 Tage Woche/ 32 Std.) Anforderungen
~Geschäftsführungs- und Teamassistenz Termin-, Meeting- und Protokollmanagement Informationsaufbereitung, Recherchen im Internet und AI Allgemeine Korrespondenz (DE/EN)
~Kommunikation & Service (intern / extern) Telefon- und Chatmanagement (Telefon, WhatsApp, Userlike, etc. Unterstützung psychologischer Beratung (Termin-/Weiterleitung)
~Noten, Bescheinigungen, Portaleinträge Moodle Plattform kontrollieren Zufriedenheitsbefragungen und Nachbereitung
~Organisation, Events & Office Management Planung und Durchführung interner/externer Veranstaltungen (selten) Büroorganisation, Material, Kasse, Schlüssel, Bestände Post- und Versandwesen
~Technik & Infrastruktur (First-Level) Arbeitsplatz- und Telefoneinrichtung organisieren Unterstützung bei IT-/Drucker-/Telefonproblemen Passwort- und Vertragsübersicht (operativ, nicht rechtlich) Facility- und Hausverwaltung in Vertretung
~Dokumentation, Ablage & Administration Digitale und physische Ablage, Archivpflege Server- und Dokumentenstruktur Erstellung und Pflege von Arbeitsdokumenten (Excel/Word/PPT) Bedienen einer Vielzahl von verschiedenen Plattformen, Apps etc. (Moodle, WhatsApp, hauseigenen ERP Systeme, Telefonsoftware, Microsoft Teams und viele weitere) Ihr Profil
~ Sie sind sehr sicher im Umgang mit PCs, Software, Apps, AI Anwendungen usw. und besitzen die Fähigkeit, sich zügig mit neuen Anwendungen, Plattformen etc. vertraut zu machen
~ Sie sprechen fließend Deutsch und sehr gut Englisch
~ Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung oder über einen Bachelor-Abschluss
~ Das bieten Wir Dir Wir bieten die Möglichkeit, in einem kleinen Team (16 MA vOrt in Lübeck, 40 Freie MA im Home Office) sehr lebendig miterleben und maßgeblich daran mitwirken zu können, wie ein Institut wächst. Wir bieten eine langfristige Anstellung und Sie erhalten als Mitarbeiter/in von AIHE eine private Krankenhaus-Zusatzversicherung (Betriebliche Krankenzusatzversicherung).