Assistenz der geschäftsführung (m/w/d) - gemeinnützige organisation - jugendhilfe

Teilzeit (ca. 20 Stunden/Woche) | ab sofort

Für unsere Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Assistenz der Geschäftsführung, die Freude daran hat, organisatorische Abläufe zu koordinieren, administrative Aufgaben eigenständig zu bearbeiten und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft wirkungsvoll zu entlasten.

Wer wir sind

Unsere Einrichtung liegt ländlich am Rand von Wuppertal, umgeben von Wiesen, Wald und Tieren. Diese besondere Umgebung nutzen wir bewusst für unsere pädagogische Arbeit. Neben einem strukturierten Alltag und verlässlichen Beziehungen prägen tiergestützte Pädagogik, Erlebnispädagogik, Kreativangebote und naturnahe Erfahrungen unser Profil.

Wir arbeiten beziehungsorientiert, ressourcenorientiert und mit klaren pädagogischen Strukturen. Dabei geht es uns darum, Kinder und Jugendliche nicht vorschnell über ihr Verhalten zu definieren, sondern ihre Lebensgeschichte, ihre Bedürfnisse und ihre Entwicklungsmöglichkeiten in den Blick zu nehmen.

Damit diese Arbeit gut gelingen kann, braucht es im Hintergrund klare Verwaltungsstrukturen, zuverlässige Organisation und eine wirksame Unterstützung der Geschäftsführung

Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie die Geschäftsführung insbesondere bei wiederkehrenden administrativen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben. Dazu gehören unter anderem:

• Terminorganisation und Kalenderpflege
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung von Schreiben, Protokollen, Bescheinigungen und Übersichten
• Korrespondenz mit Jugendämtern, Behörden, Kooperationspartnern, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern
• Fristenkontrolle, Wiedervorlagen und Nachhalten offener Aufgaben
• Strukturierung und Pflege von digitalen Unterlagen und Verwaltungsprozessen
• Unterstützung im Bewerbungs- und Personalverwaltungsbereich
• Vorbereitung von Unterlagen für Vorstandssitzungen und interne Abstimmungen
• Unterstützung bei Förderanträgen, Nachweisen, Projekten und organisatorischen Sonderaufgaben
• Aufbereitung von Informationen, Listen und Entscheidungsgrundlagen
• eigenständige Bearbeitung wiederkehrender Verwaltungsaufgaben im Tagesgeschäft

Die Stelle ist besonders geeignet für eine Person, die gerne Ordnung in komplexe Abläufe bringt, mitdenkt, Prioritäten erkennt und Freude daran hat, eine Geschäftsführung im Hintergrund verlässlich zu entlasten.

Was wir uns wünschen

Wir wünschen uns eine Person, die strukturiert, verbindlich und eigenständig arbeitet und ein gutes Gespür dafür hat, welche Themen vertraulich, dringlich oder besonders sorgfältig zu behandeln sind.

Wünschenswert sind:

• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, persönliche Assistenz, Verwaltungsassistenz oder in einer vergleichbaren Position
• idealerweise Berufserfahrung in einer sozialen Organisation, einer Jugendhilfeeinrichtung, einem Wohlfahrtsverband, einer Bildungseinrichtung oder einem ähnlichen Arbeitsfeld
• eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Verwaltungsstrukturen
• sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
• Diskretion, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Interesse an den Strukturen und besonderen Anforderungen einer gemeinnützigen Jugendhilfeeinrichtung

Sie arbeiten nah an der Geschäftsführung und erhalten Einblick in viele Bereiche der Einrichtung

Wir bieten Ihnen:

• eine vielseitige Halbzeitstelle mit verantwortungsvollen Aufgaben
• direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikation
• ein sinnstiftendes Arbeitsfeld in einer gemeinnützigen Einrichtung
• ein engagiertes Team mit hoher fachlicher und menschlicher Verantwortung
• ein naturnahes Arbeitsumfeld mit besonderem pädagogischem Profil
• Raum, eigene Struktur, Ideen und Organisationstalent einzubringen
• eine langfristige Perspektive bei guter Zusammenarbeit

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