Dezernat 5 - Bau und Gebäudemanagement:
5.7 Planen und Bauen / 5.8 Energie und Nachhaltigkeit
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunktunbefristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 %; 29,87 Std./Woche = 75 %; 19,915 Std./Woche = 50 %) eine*n
Abteilungsassistenz (m/w/d)
Unsere Abteilungen 5.7 "Planen und Bauen" und 5.8 "Nachhaltigkeit und Energie (NE)" sind Teil des Dezernats für Bau und Gebäudemanagement und gehören zur zentralen Hochschulverwaltung der Ruhr-Universität Bochum (RUB). Die Abteilung 5.7 "Planen und Bauen" umfasst die Sachgebiete Projektentwicklung, Planung und Baumanagement. Von der ersten Idee bis zur Umsetzung begleiten wir den gesamten Projektzyklus – sei es bei Umbauten, Kernsanierungen oder Erweiterungsbauten. Die Abteilung 5.8 "Nachhaltigkeit und Energie (NE)" ist die zentrale Koordinations- und Kontaktstelle für Nachhaltigkeit an der Ruhr-Universität und setzt die Nachhaltigkeitsstrategie im Handlungsfeld Organisation um. Als Team gestalten wir gemeinsam die Zukunft unseres Campus aktiv mit und bearbeiten gemeinsam nicht nur die nachhaltige konzeptionelle und strategische Entwicklung des Hochschulstandorts, sondern sorgen auch dafür, dass Visionen Wirklichkeit werden.
Umfang:
Vollzeit
Dauer:
unbefristet,
Beginn:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis:
Ihre Aufgaben:
* Sie unterstützen die Abteilungsleitungen und ggf. Teams beider Abteilungen in vielfältigen organisatorischen und administrativen Belangen. Sie tragen maßgeblich dazu bei, dass Projekte und Abläufe effizient und reibungslos umgesetzt werden.
* Sie unterstützen die Abteilungsleitungen und Teams bei der Organisation, Koordination und Umsetzung von Projekten sowie bei der allgemeinen Abteilungsorganisation
* Sie übernehmen die Terminplanung, bereiten Besprechungen vor und kümmern sich um die Protokollführung sowie die Nachverfolgung von Aufgaben.
* Sie koordinieren die Kommunikation zwischen internen und externen Ansprechpartner:innen und sorgen für einen effizienten Informationsfluss.
* Sie sind verantwortlich für die Pflege und Verwaltung projektbezogener Unterlagen, erstellen Präsentationen und unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Dokumentationen.
* Sie unterstützen bei der Budgetüberwachung und bei administrativen Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements.
* Sie bringen eigene Ideen ein, um Prozesse zu optimieren, und tragen aktiv dazu bei, die Projektziele gemeinsam im Team zu erreichen.
* Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und sorgen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Projektalltag.
Ihr Profil:
* erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wünschenswert
* Idealerweise verfügen Sie über erste Berufserfahrung im Bereich Abteilungs-/Projektassistenz, Verwaltung oder im organisatorischen Umfeld.
* Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen und bringen idealerweise Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools und Projektmanagement-Software mit.
* Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenständig und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
* Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus.
* Sie bringen eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie Teamfähigkeit mit und unterstützen gerne andere bei der Umsetzung gemeinsamer Ziele.
* Sie können sich schnell in neue Themen einarbeiten und zeigen Eigeninitiative bei der Entwicklung von Lösungen.
* Kommunikationsstärke, Diskretion und ein freundliches Auftreten runden Ihr Profil ab.
* Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens auf C1-Niveau).
Was wir bieten?
Ein Team, das zusammenhält, ein Arbeitsplatz im Herzen des Geschehens und Aufgaben, die alles andere als Routine sind. Bei uns finden Sie ein Umfeld, in dem Wissen keine Grenzen kennt und Sie sich ständig weiterentwickeln können.
Was macht unseren Job so besonders?
Wir schaffen die Voraussetzungen für Forschung und Lehre von morgen – und gestalten so aktiv die Zukunft mit.
Gerade in Zeiten knapper Budgets sind Kreativität und clevere Lösungen gefragt. Wir denken um die Ecke, finden smarte Wege und sorgen dafür, dass alles passt – nicht zu viel, nicht zu wenig, sondern genau richtig. Das ist unsere Kunst. Und genau das macht unseren Alltag so spannend und abwechslungsreich.
Langeweile? Fehlanzeige
Und das ist noch nicht alles:
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, anteilig flexibel zu arbeiten – ob mobil oder im Rahmen von Telearbeit. Ihre persönliche und fachliche Entwicklung unterstützt wir mit umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangeboten. Mit 30 Tagen Urlaub im Jahr sowie zusätzlicher Freistellung an Heiligabend und Silvester bleibt Zeit zur Erholung uns Regeneration. Darüber hinaus erhalten alle Mitarbeiter eine Jahressonderzahlung gem. den Regelungen des TV-L und eine betriebliche Altersvorsorge.
Und unser abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 verschiedenen Sportarten und einem eigenen universitätseigenen Fitnessstudio kann für für sportlichen Ausgleich sorgen.
Weitergehende Informationen:
Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E8-E9a TV-L.
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Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.
Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.
Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind uns ebenfalls sehr willkommen.
Ansprechpersonen für weitere Informationen:
Verena Gremme, Tel.:
Anna Krewald, Tel.:
Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstige Bewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR 4732 bis zum über unser Online-Bewerbungsportal