Wir bieten als öffentlich-rechtliches Dienstleistungsunternehmen mit rund 570 Beschäftigten professionellen Service und kompetente Beratung rund um das Studium. Ob bei der Wohnungssuche, der Studienfinanzierung, der Verpflegung, dem Studieren mit Kind oder der Psychosozialen Beratung – wir tragen an unseren verschiedenen Standorten in der Hochschulregion Heidelberg/Heilbronn dafür Sorge, dass rund 49.000 Studierende optimal beraten und betreut werden. Als moderner Arbeitgeber handeln wir erfolgsorientiert und verantwortungsvoll.
Zum nächstmöglichen Zeitraum suchen wir für unsere Abteilung Hochschulgastronomie, sachlich befristet (wegen Elternzeit) in Vollzeit, am Standort Heidelberg eine
Sachbearbeiter/In Veranstaltungsmanagement
(m/w/d) im öffentlichen Dienst
Aufgaben
* Verantwortlich für die Planung und Organisation von Veranstaltungen (wie bspw. Entwicklung von Cateringkonzepten, Auswahl und Beauftragung von Dienstleistern, Kapazitätsprüfung, Erstellen von Angeboten und Kalkulationen)
* Vertragsvereinbarungen, Nachbearbeitung, Bearbeitung von Reklamationen, Rechnungserstellung bzw. Rechnungsprüfung und -bearbeitung
* Abstimmung einer Veranstaltung mit den Kunden, Partnern, Lieferanten und internen Abteilungen
* Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses und Serviceablaufes während der Veranstaltung in Abstimmung mit den beteiligten Schnittstellen
* Übernahme administrativer Tätigkeiten im Cateringbereich wie bspw. Erfassung und Meldung von Warenverbräuchen u.v.m.
* Mitverantwortung einer betriebswirtschaftlichen Personaleinsatz- und Jahresurlaubsplanung für das Catering-, Serviceteam / Küchenteam gemäß Vorgaben und Bedarf (inkl. Einsatzplanung externer Dienstleister für externe Veranstaltungen)
* Erfassung, Kontrolle und Meldung geleisteter Arbeitsstunden im Zeiterfassungssystem
* Umsetzung / Einhaltung des bestehenden HACCP-Konzeptes inkl. der Verwaltung der Dokumentation für den Catering- und Küchenbereich
* Überwachung der Sauberkeit und Ordnung der verantwortlichen Bereiche unter Berücksichtigung der HACCP Richtlinien
* Fachliches Anleiten und Schulung des studentischen Cateringteams / der Beschäftigten des Mensa Küchenteams
* Koordinieren und Überwachen der täglichen Arbeitsabläufe für Cateringveranstaltungen /in der Küchenmensa
* Zusammenstellen und Koordination eines Jahres- und Cateringkalenders
Profil
* Abgeschlossene Berufsausbildung in der Gastronomie, Hotellerie und/oder im Event-/Veranstaltungsbereich
* Mehrjährige Berufserfahrung von Vorteil
* Gastgeber/in aus Leidenschaft, ausgeprägtes Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
* Sicheres und gepflegtes Auftreten, sehr gute Kommunikations- und Teamkompetenz
* Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise, große Eigeninitiative und ein hohes Qualitätsbewusstsein
* Sie sind flexibel und stellen sich gerne auf Wechselschicht sowie auf gelegentliche Einsätze an Wochenenden ein
* Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
* Sicherer Umgang mit MS-Office
* PKW-Führerschein
Wir bieten
* Krisensicherer Arbeitsplatz mit 30 Tagen Jahresurlaub und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
* Vergütung nach dem Tarifvertrag TV-L bis EG 8, inkl. Jahressonderzahlung
* Zusatzrente nach VBL im Rahmen der Zusatzversorgungskasse für Tarifbeschäftigte
* Zahlreiche Benefits (wie z.B. günstige Versicherungstarife, Vergünstigungen in unseren Mensen und Cafes, Firmenfitness, Firmenkleidung, Job Rad u.v.m.)
* Planbare Arbeitszeiten, Lebensarbeitszeitkonto, jährliches Qualifizierungsgespräch und Weiterbildungsmöglichkeiten
* Förderung umweltfreundlicher Mobilität, beispielsweise ein 50 % bezuschusstes Deutschlandticket mit guter Anbindung an den öffentlichen Personennahverkehr sowie weitere betriebliche/tarifliche Sonderleistungen wie bspw. quartalsweise Fahrradgutscheine
* Eine sehr verantwortungsvolle Position mit viel Abwechslung und Gestaltungsmöglichkeiten
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