Das bieten wir
* Einsatzzeit ab sofort bis 23.12.2026
* 35-39 h/Woche
* Homeoffice an 1-2 Tagen nach Einarbeitungszeit in Absprache
Worauf Du Dich immer bei persona service verlassen kannst:
* 50 € monatlich geschenkt für Deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
* Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
* kostenlose Nachhilfe für Deine Kinder auf der Lern- & Nachhilfeplattform Ubimaster
* zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
* exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
* vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
Stellenbeschreibung
* Du erledigst eigenständig alle administrativen Aufgaben für die Leitung
* Bestellungen von Material und Dienstleistungen wickelst Du ab
* Reisekostenanträge und -abrechnungen für Gäste und Referenten bereitest Du vor und nach
* Publikationslisten führst Du digital
* Korrespondenz der Geschäftsstelle bereitest Du unterschriftsreif vor
* das Ablagesystem und E-Mail-Postfach verwaltest Du zuverlässig
* Veranstaltungen organisierst, koordinierst und betreust Du – intern und extern
* Du planst Bewirtungen, stimmst Menüs ab und sorgst für den Ablauf
* Gäste betreust Du bei Hotel, Transport und Reiseplanung
* Sachberichte und Finanzübersichten unterstützt Du bei der Erstellung
* Rechnungsdaten für externe Einrichtungen bereitest Du vor
* Abrechnungsunterlagen sammelst und prüfst Du vollständig
* Du wirkst bei projektbezogenen Abrechnungen im Drittmittelmanagement mit
* das Projektcontrolling bei Forschungsprojekten unterstützt Du
Anforderungen
* Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
* mit den MS Office-Anwendungen gehst Du sicher um
* ein gutes Verständnis für Abläufe in öffentlichen Forschungs- oder Hochschuleinrichtungen bringst Du idealerweise mit
* sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift zeichnen Dich aus
* Kommunikationsvermögen in englischer Sprache ist wünschenswert
* Kommunikationsfähigkeit, Teamkompetenz, sicheres und freundliches Auftreten sowie ein zuvorkommender Umgang mit Gästen und Partnern zählen zu Deinen Stärken
* Du verfügst über sehr gutes Organisationsvermögen und arbeitest strukturiert sowie systematisch
* Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und hohe Lernbereitschaft runden Dein Profil ab
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