Ihre Aufgaben
:Als Kaufmännische Assistenz (m/w/d) unterstützen Sie unser Verwaltungsteam in vielfältigen Bereichen:
ADMINISTRATIVE UND ORGANISATORISCHE AUFGABEN:
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroverwaltung
• Verwaltung von Dokumenten und Archivierung
• Terminplanung und Koordination von Meetings
• Telefon- und E-Mail-Management
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung von Berichten und Dokumentationen
RECHNUNGSWESEN UND FINANZEN:
• Rechnungsbearbeitung (Ein- und Ausgangsrechnungen)
• Buchhaltungsunterstützung und Datenerfassung
• Belegerstellung und -verwaltung
• Zahlungsverkehr unterstützen
VORBEREITENDE BUCHHALTUNG:
• Kontierung von Rechnungen und Belegen
• Überprüfung und Sortierung von Belegen
• Vorkontierung und Belegorganisation
• Vorbereitung von Abrechnungen
• Unterstützung bei Storno- und Korrekturvorgängen
• Bankauszugsabstimmung vorbereiten
• Bestandsverwaltung und Inventurunterstützung
KASSIERTÄTIGKEITEN (BEI VOLLZEITPOSITION):
• Kasse bedienen und abrechnen
• Zahlungsein- und -ausgänge verbuchen
• Tagesabschlüsse durchführen
• TÄGLICHE KASSENABRECHNUNG:
- Vergleich von Kassenbestand mit Systemdaten
- Ermittlung von Kassenabweichungen
- Dokumentation und Aufzeichnung der Tageseinnahmen
- Unterschriftenfreigaben und Kontrollmeldungen
- Fehleranalyse bei Differenzen
- Vorbereitung zur Bankeinzahlung
• Kassenbuch führen
• Bargeldbestände kontrollieren und sichern
KUNDENSERVICE UND EMPFANG:
• Empfang und Betreuung von Besuchern
• Telefonische Anfragen bearbeiten
• Informationen bereitstellen
• Kurse und Veranstaltungen verwalten
• Reservierungen entgegennehmen und verwalten
WEITERE AUFGABEN:
• Materialverwaltung und Bestellwesen
• Unterstützung bei Marketingmaßnahmen
• Datenerfassung und Statistiken
• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
• Einhaltung von Datenschutz und DatensicherheitIhre Qualifikation:QUALIFIKATIONEN (ERFORDERLICH)
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Industrie und Handel, Tourismus und Freizeit) wünschenswert
• Gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Sicherer Umgang mit Kassensystemen und Buchhaltungssoftware
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse in Rechnungswesen und Verwaltung
QUALIFIKATIONEN (WÜNSCHENSWERT)
• Ausbildung oder Qualifikation im Bereich Buchhaltung
• Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich oder in Freizeiteinrichtungen
• Praktische Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung
• Kenntnisse im Gastgewerbe oder Tourismussektor
• Erfahrung mit spezialisierten Buchungssystemen
• Fremdsprachenkenntnisse (insbesondere Englisch)
• Kenntnisse datenschutzrechtlicher BestimmungenIhr Vorteil:
1. Vielfältige Einsatz- und Weiterbildungsmöglichkeiten
2. Gesundheitsförderung durch Präventionskurse, Vorsorgeuntersuchungen und Mental Health Ansprechpartner
3. Intensive Betreuung durch einen festen Ansprechpartner (inkl. regelmäßiger Feedbackgespräche und Infoveranstaltungen)
4. Mitarbeiter-App und Arbeitszeitkonto für die unkomplizierte Abwicklung von Anliegen, wie z.B. dem Urlaubsantrag und mehr Flexibilität durch exakte Stundenerfassung
5. Teamevents (z.B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Bowling, uvm.)