Persönliche Assistenz / Privatsekretär(in) (m/w/d)
zunächst als Minijob, später ggf. auch Teilzeit möglich,
Standort: Essen-Rüttenscheid
Organisationstalent gesucht!
Du hast Lust, Strukturen zu schaffen, Dinge zu bewegen und hinter den Kulissen den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten? Dann bist du bei mir genau richtig. Ich suche eine Persönlichkeit, die nicht nur verwaltet, sondern mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Freude an Vielseitigkeit hat. Dein Verantwortungsbereich reicht vom klassischen Office-Management bis hin zur Unterstützung bei privaten Aufgaben - du bist der Dreh- und Angelpunkt für alles, was ansteht.
Über mich
Als "cream collection Stephan Vila" unterstütze ich Unternehmen aller Branchen (z. B. Inkasso, Banken, Versicherungen, Energieversorger, FinTechs) in allen Fragen rund um das Forderungsmanagement. Ich agiere als Berater und Interimmanager und bin dabei häufig direkt bei meinen Kunden vor Ort. Aufgrund meiner starken Einbindung in Projekte suche ich Unterstützung für sämtliche administrativen und organisatorischen Aufgaben im geschäftlichen und privaten Bereich. In meinem Arbeitsumfeld zähle ich auf kurze Wege, ehrliche Kommunikation und einen vertrauensvollen Umgang - und das gilt auch für meine persönliche Assistenz.
Deine Aufgaben
Dich erwartet ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag, bei dem kein Tag wie der andere ist.
Allgemeine Büroorganisation: Verwaltung von Dokumenten, Ablage (digital und analog), Postbearbeitung
Kalender- und Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung geschäftlicher und privater Termine
Reiseplanung und -buchung: Organisation von Geschäfts- und Privatreisen
Buchhaltung und Belegmanagement: Vorbereitung und Erfassung von Belegen in der Buchhaltungssoftware, Überwachung von Zahlungsfristen
Korrespondenz: Eigenständige Bearbeitung von E-Mails, Briefen und Telefonaten
Organisation von Meetings und Veranstaltungen: Vorbereitung, Protokollführung, Nachbereitung
Anfertigung von Präsentationen und Dokumenten: Erstellung und Formatierung nach Vorgaben
Persönliche Unterstützung: Übernahme privater und administrativer Aufgaben (z. B. Schriftwechsel mit Banken und Versicherungen, persönliche Ablage, Terminvereinbarungen etc.)
Recherche und Informationsbeschaffung: Eigenständige Recherche zu vielfältigen Themen
Dein Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder als Privatsekretär(in)
Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Grundkenntnisse in der Buchhaltung und im Umgang mit Buchhaltungssoftware von Vorteil
Diskretion, Zuverlässigkeit und Organisationsstärke
Selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
Erstklassige Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
Flexibilität und Bereitschaft, sowohl geschäftliche als auch private Aufgaben zu übernehmen
Empathie, ausgeprägte Fähigkeit zu Netzwerken und ein freundliches Wesen
Keine Angst vor Hunden oder Tierallergie, da im "Office" ein Hund lebt. Das Mitbringen eines eigenen Hundes ist nach Absprache möglich.
Was ich biete
Tätigkeit vor Ort in Essen-Rüttenscheid (regelmäßige Präsenz im "Office" ist erforderlich; gelegentliches Homeoffice nach Absprache möglich)
Weitestgehend flexible Arbeitszeiten
Möglichkeit, einen eigenen Hund mitzubringen
Direkter Kontakt zum Inhaber und damit direkte Entscheidungswege
Neugierig geworden?
Wenn du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und dich nicht vor neuen Herausforderungen scheust, bist du bei mir genau richtig. Ich freue mich auf deine Bewerbung per E-Mail, die auch gerne eine besondere Note haben darf, und darauf, dich vielleicht schon bald bei cream collection willkommen zu heißen.
Kontakt
cream collection Stephan Vila
Stephan Vila
0178 7220286
stephan.vila@cream-collection.de
www.cream-collection.de