Chefsekretärin der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin (w/m/d)SofortVollzeitKlinik für Kinder- und JugendmedizinJenaVergütung nach TV-L E6Die Klinik für Kinder und Jugendmedizin des Universitätsklinikums Jena sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene, motivierte und gut strukturierte Chefsekretärin (w/m/d). In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Direktor der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen und sind zentrale Schnittstelle zwischen Klinikleitung, Mitarbeitenden, universitären Gremien sowie externen Partnern. Werden Sie Teil unseres sympathischen und engagierten Teams.Das sind Ihre Aufgaben:persönliche Assistenz des Klinikdirektors mit eigenverantwortlicher Terminplanung und -koordinationOrganisation und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und DienstreisenErstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten in deutscher und teilweise englischer SpracheAnsprechpartner/in für Mitarbeitende der Klinik, der Universität sowie externe Partner und InstitutionenLeitung und Koordination des Sekretariats der Klinik einschließlich fachlicher Anleitung des SekretärinnenteamsUnterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Projekten und akademischen Abläufenstrukturierte Ablage und Dokumentenmanagement sowie allgemeine BüroorganisationÜbernahme von Sonderaufgaben und vertraulichen Vorgängen im direkten Auftrag der KlinikleitungVertretung der Kinderklinik nach Innen und Außen i.S.v. DienstleistungDarauf kommt es uns an:abgeschlossene Berufsausbildung als staatlich geprüfte/r Sekretär/in oder Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. vergleichbare Abschlüssefundierte Erfahrungen im Bereich Sekretariat oder Assistenz auf Leitungsebene, vorzugsweise in einer medizinischen Einrichtungausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohe Diskretion und selbstständige ArbeitsweiseKommunikationsstärke, sicheres, freundliches und wertschätzendes Auftreten, Identifizierung mit dem Arbeitgebersehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)sehr gute Kenntnisse im Umgang mit modernem elektronischen Kommunikationsmanagement und -Prozessensehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und SchriftFührungskompetenz und Teamorientierung in der Zusammenarbeit mit Kolleg/innenFähigkeit zum eigenverantwortlichen, lösungsorientierten Arbeiten, sowohl selbstständig als auch als Teil eines TeamsDarauf können Sie zählen:Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E6. Die Vergütung erfolgt in der Gehaltsspanne ( 3.000 Euro bis 3.400 Euro brutto) bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen und entspricht der Eingruppierung bei einer Vollzeitbeschäftigung zukunftssicherer Arbeitsplatzkostenlose FortbildungenBetriebliche AltersvorsorgeVermögenswirksame Leistungen30 UrlaubstageGesundheitsangeboteSportprogrammeProduktvergünstigungenFamilienbüro betrieblich unterstützte Kita Hilfe bei der WohnungssucheKantineUnternehmenseventsIhre Ansprechpartnerin:Wenn Sie sich in diesem Profil wiederfinden und an einer abwechslungsreichen Tätigkeit in einem dynamischen und professionellen Umfeld interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und relevanten Zeugnissen.Anke Fritzsche Personalbetreuung 03641 9-320631Kennziffer: 112/2025* Befristet für 12 Monate mit Option auf Verlängerung. Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.