Ihre Aufgaben
:
1. Sie wirken bei der dezentralen Zeitsachbearbeitung mit.
2. Sie bearbeiten die tägliche Post und unterstützen bei der digitalen Aktenpflege und Archivierung.
3. Im Pfortendienst sind Sie erste Anlaufstelle für Besucher*innen und sorgen mit Überblick und Serviceorientierung für einen geregelten Zugang zum Dienstgebäude.
4. Sie übernehmen die Vertretung im Vorzimmer der Amtsleitung. Hier erteilen Sie telefonische Auskünfte an Bürger*innen, leiten Anrufe im Amt weiter, vergeben Termine der Amtsleitung, führen deren Terminkalender und verbinden Telefonate. Da Sie in dieser Funktion für Präsenztermine Gäste der Amtsleitung empfangen und bewirten, erwarten wir ein freundliches und sicheres Auftreten.
Ihr Profil
Sie verfügen:
5. idealerweise über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen anerkannten Ausbildungsberuf, wie Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r oder vergleichbar,
6. idealerweise über erste praktische Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder im Bereich allgemeiner Bürotätigkeiten,
7. über einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (z. B. Outlook, Word, Excel),
8. über die Bereitschaft, sich in neue Fachanwendungen und Verwaltungsprozesse einzuarbeiten,
9. über eine sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.
Sie bringen neben fachlicher Qualifikation auch persönliche Stärken mit, die für den Umgang mit Bürger*innen sowie für die Arbeit im Verwaltungsteam entscheidend sind. Wir erwarten daher:
10. ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Loyalität und Zuverlässigkeit,
11. die Fähigkeit zu selbstständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten,
12. ein verbindliches und höfliches Auftreten gegenüber Ratsuchenden,
13. Einfühlungsvermögen und ein sicheres Gespür für unterschiedliche Gesprächssituationen,
14. eine ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen,
15. Teamfähigkeit sowie eine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise.
Wir ermutigen Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen voll erfüllen. Wir schätzen Vielfalt und sind überzeugt, dass unterschiedliche Erfahrungen und Perspektiven unser Team bereichern.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Besetzung ist auch in Teilzeit möglich.
Die Bundesstadt Bonn verfolgt das Ziel, die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Stadtverwaltung abzubilden und setzt sich daher aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Vielfalt ist ein wichtiger Teil unserer Unternehmenskultur und wir sind bestrebt, ein offenes Arbeitsumfeld zu pflegen, das Menschen unabhängig von ihrer ethnischen, kulturellen und sozialen Herkunft, ihres Alters, ihrer Behinderung, ihrer Religion sowie ihrer sexuellen oder geschlechtlichen Identität gleiche Chancen bietet.
Wir bestärken Menschen mit einer Migrationsbiografie sich zu bewerben, da wir ihren Anteil in allen Bereichen und Ebenen erhöhen möchten. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind erwünscht.
Wir bieten Ihnen:
16. eine gemeinwohlorientierte Tätigkeit und einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
17. ein modernes Personalentwicklungskonzept mit umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten
18. flexible Arbeitszeiten
19. Teilzeit im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten
20. die grundsätzliche Möglichkeit des Fahrradleasings für unbefristet Beschäftigte nach der Probezeit
21. Betriebliches Gesundheitsmanagement und attraktive Betriebliche Zusatzversorgung
22. regelmäßige Tariferhöhungen
Benefit: Mobiles Arbeiten
Seit dem bieten wir unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens. Der Umfang richtet sich nach den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen und kann nach erfolgreicher Einarbeitungsphase beginnen. Mobiles Arbeiten ist bei uns unter speziellen Voraussetzungen sogar aus dem Ausland (EU-Ausland, Europäischer Wirtschaftsraum, Schweiz) möglich.