Das Leibniz-Institut für Bildungsmedien | Georg-Eckert-Institut (GEI) – Anstalt des öffentlichen Rechts – in Braunschweig sucht eine
Assistenz für das Vorzimmer des Direktors (m/w/d)
Vergütung
E7 TV-L
Umfang
TZ 50 %
Befristung
unbefristet
Beginn
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Wir sind eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung der Leibniz-Gemeinschaft, die Forschung, Forschungsinfrastruktur-leistungen und Wissenstransfer im Bereich kulturwissenschaftlich-historischer Bildungsmedienanalyse und -dokumentation eng miteinander verbindet und in hohem Maße international tätig ist. Zudem bieten wir ein attraktives Forschungsumfeld mit einer weltweit einzigartigen Forschungsbibliothek und digitalen Forschungsinfrastrukturen sowie einen vielseitigen und abwechslungsreichen Arbeitsplatz.
Ihr Aufgabenbereich:
* selbstständige Ausführung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer des Direktors
* Erledigung des allgemeinen Schrift- und Telefonverkehrs
* Terminmanagement des Direktors
* zentrale Ansprechperson für interne und externe Anfragen
* stilsichere und fehlerfreie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
* Protokollführung
* Durchführung von anlassbezogenen Recherchen (z. B. im Vorfeld von Sitzungen)
* Empfang und Betreuung von Besucher*innen
* Organisation von Dienstreisen und Vorbereitung der Dienstreiseabrechnungen
* Führung der Dokumentenablage
* Abwesenheitsvertretung der Assistenz der Administrativen Geschäftsführerin
Ihr Profil:
* erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
* mehrjährige Berufserfahrung im Vorzimmer einer öffentlichen Verwaltung oder als Assistenz einer Führungskraft
* sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Belastbarkeit und Organisationsfähigkeit
* sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen
* selbstständiger, sorgfältiger, verantwortungsbewusster sowie ergebnis- und serviceorientierter Arbeitsstil
* absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
* freundliches, souveränes Auftreten gepaart mit hoher Kommunikations- und Teamfähigkeit
Unser Angebot:
* ein renommiertes Forschungsinstitut in der Leibniz-Gemeinschaft
* einen attraktiven Arbeitsplatz auf dem Georg-Eckert-Campus
* Ihr Arbeitsort ist in Braunschweig
* zentrale Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
* Förderung Ihrer persönlichen Weiterentwicklung durch kontinuierliche Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
* eine kollegiale Arbeitsatmosphäre, direkte Kommunikationswege und flache Hierarchien
* Mitarbeit in einem engagierten und motivierten Team
* Wertschätzung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
* Chancengleichheit und Vielfalt zertifiziert durch das Prädikat Total E-Quality
* individuelle Arbeitszeitmodelle im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
* mobiles Arbeiten ist möglich
* betriebseigener Parkplatz
* Bezahlung nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L)
* 30 Arbeitstage Urlaub im Kalenderjahr
* Am 24.12. und am 31.12. tariflich frei
* Jahressonderzahlung
* Zusatzversorgung der VBL (vergleichbar mit Betriebsrenten der Privatwirtschaft)