<br>Stellenbeschreibung:<br><br>Schwerpunkt: digitale Seminarprozesse, Systeme, Buchungen & Automatisierung<br><br>Stellenbeschreibung<br><br>Wir entwickeln unsere Seminar- und Weiterbildungsprozesse konsequent digital weiter. Teilnehmerprozesse, Buchungen, Online-Trainings, CRM-/LMS-/CMS-Systeme, Automatisierung und KI-gestützte Abläufe sollen künftig noch besser zusammenspielen.<br><br>Dafür suchen wir eine strukturierte und digital affine Person, die den operativen Seminarbetrieb zuverlässig mitträgt und gleichzeitig unsere digitalen Prozesse weiterentwickelt.<br><br>Sie arbeiten direkt im Tagesgeschäft, aber nicht nur verwaltend: Sie betreuen Buchungen, Teilnehmerdaten, Veranstaltungen und Systeme – und helfen dabei, wiederkehrende Abläufe klarer, effizienter und stärker automatisiert aufzubauen.<br><br>Ihre Aufgaben - Digitaler Seminarbetrieb<br><br>- Organisation und Betreuung unserer Seminar-, Online-Trainings- und Weiterbildungsprozesse von der Anmeldung bis zur Nachbereitung<br>- Bearbeitung von Anmeldungen, Umbuchungen, Teilnehmerlisten, Einladungen, Rückfragen und Veranstaltungsinformationen<br>- Abstimmung mit Teilnehmenden, Kunden, Dozenten, Vertrieb, Seminarmanagement und Dienstleistern<br>- Betreuung von Online-Veranstaltungen über Zoom, MS Teams oder vergleichbare Plattformen, inklusive Zugängen, technischen Voraussetzungen und Ablaufkontrolle<br>- Sicherstellung, dass Veranstaltungen organisatorisch, kommunikativ und systemseitig sauber vorbereitet und durchgeführt werden<br><br>Systeme, Daten und Buchungsprozesse<br><br>- Arbeit mit Systemen wie Seminarmanagement, HubSpot, CRM-, LMS- und CMS-Systemen sowie weiteren digitalen Tools im Seminarbetrieb<br>- Pflege und Kontrolle von Teilnehmerdaten, Kontakten, Buchungen, Listen, Formularen, Workflows und Verteilerprozessen<br>- Prüfung digitalisierter Buchungen aus verschiedenen Kanälen und Nachbearbeitung bei Abweichungen<br>- Sicherstellung sauberer Datenqualität, z. B. bei Anmeldungen, Dubletten, Teilnehmerdaten und Buchungsinformationen<br>- Pflege von Landingpages, E-Mail-Prozessen, Dashboards, Auswertungen und systembezogenen Seminarinformationen<br>- Schnittstelle zu Vertrieb, Marketing, Seminarmanagement und Buchhaltung bei buchungs- und systembezogenen Themen<br><br>Automatisierung und Prozessentwicklung<br><br>- Dokumentation von Abläufen, Checklisten, Vorlagen, Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen<br>- Erkennen wiederkehrender manueller Aufgaben und Mitwirkung bei deren Standardisierung und Automatisierung<br>- Zusammenarbeit mit unserer internen Automatisierungs-/KI-Verantwortung<br>- Mitarbeit bei Themen wie AI-Assisted Automation, Workflow-Tools, Datenintegration, Reporting und Analytics<br>- Unterstützung dabei, bestehende Seminar-, Buchungs- und Teilnehmerprozesse digitaler, effizienter und skalierbarer aufzubauen<br><br>Ihr Profil<br><br>- Erfahrung im Seminarmanagement, Digital Learning, Training Operations, E-Learning, Kundenservice, - - - - - - -<br>- Veranstaltungsmanagement, Account Management oder in einer vergleichbaren operativen Rolle<br>- Hohe digitale Affinität und Freude an Systemen, Daten, Prozessen und Tools<br>- Sicherer Umgang mit webbasierten Anwendungen, E-Mail, Excel, MS Office und digitalen Arbeitsumgebungen<br>- Idealerweise Erfahrung mit HubSpot, Seminarmanagement Software, WordPress, LMS-/CMS-Systemen, Zoom, MS Teams , n8n, Apollo oder vergleichbaren Plattformen<br>- Verständnis für Teilnehmerdaten, Buchungen, Anmeldungen, Listen, Formulare, Workflows, Benutzerzugänge und digitale Abläufe<br>- Interesse an Automatisierung, Workflow-Tools, KI-Anwendungen, Datenintegration und Reporting<br>Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise<br>- Freude daran, operative Aufgaben zuverlässig zu erledigen und gleichzeitig Prozesse zu verbessern<br>- Kommunikationsstärke im Umgang mit Teilnehmenden, Kunden, Dozenten, internen Bereichen und Dienstleistern<br><br>Was die Rolle besonders macht<br><br>- Diese Stelle verbindet operative Seminararbeit mit moderner System- und Prozessarbeit.<br>- Sie arbeiten direkt im Weiterbildungsbetrieb, gestalten aber gleichzeitig die digitalen Abläufe mit, die unser Unternehmen effizienter, transparenter und skalierbarer machen.<br>- Sie müssen kein fertiger Automatisierungs- oder KI-Spezialist sein. Entscheidend ist, dass Sie digital denken, gerne mit Systemen arbeiten und Lust haben, moderne Seminarprozesse aktiv mit aufzubauen.<br><br>Was wir bieten<br><br>- Eine zentrale Rolle in der digitalen Weiterentwicklung unserer Seminarorganisation<br>- Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Seminarbetrieb, Buchungsprozessen, Systempflege und Automatisierung<br>- Zusammenarbeit mit einer internen Automatisierungs-/KI-Rolle<br>- Arbeit mit modernen Tools, CRM-/LMS-/CMS-Systemen, Webinarplattformen und KI-Anwendungen<br>- Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing und Seminarmanagement<br>- Die Möglichkeit, bestehende Abläufe aktiv zu verbessern und digitale Prozesse mitzugestalten<br>Rahmenbedingungen<br><br>Arbeitsort: Vor Ort<br>Umfang: Vollzeit / Teilzeit<br>Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt<br>Vertragsart: Festanstellung<br>Leistungen<br><br>Betriebliche Weiterbildung<br>Firmenevents<br>Bewerbung<br><br>Wenn Sie operative Seminar- und Buchungsprozesse zuverlässig betreuen, digitale Systeme sicher bedienen und moderne Automatisierungs- und KI-gestützte Abläufe mitentwickeln möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.<br><br>Leistungen:<br><br><br>Betriebliche Weiterbildung<br>Firmenevents<br>Arbeitsort: Vor Ort<br><br>