Sekretär*in der Geschäftsführung (m/w/d)
Stellenbeschreibung
Sekretariat der Geschäftsführung (w/m/d)
I-2026-207 / E-2026-207
Standort
Landesgeschäftsstelle Saarbrücken
Arbeitsbedingungen
ab sofort
Vollzeit
39,5 Wochenstunden
Konditionen
TV AWO Saarland EG 9
unbefristet
Ihre Aufgaben bei uns
* Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats gemeinsam mit einer Kollegin – Sie strukturieren und steuern Ihren Arbeitsbereich selbstständig, stimmen sich regelmäßig ab und vertreten sich gegenseitig
* Proaktive und eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsführung – Sie antizipieren Bedarfe und setzen Prioritäten ohne Einzelanweisung
* Selbstständige Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und vertraulichen Unterlagen
* Eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung und Ergebnissicherung
* Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern, Behörden und Gremien – in laufenden Vorgängen regelmäßig ohne Rücksprache
* Selbstständige Priorisierung, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen sowie eigenständige Entscheidung über Dringlichkeit und Zuständigkeit
* Eigenverantwortliche Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung und Reisekostenabrechnung
* Pflege und Weiterentwicklung von Ablage-, Akten- und Dokumentenmanagementsystemen in eigener Zuständigkeit
* Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben
Sie bringen mit
* Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
* Oder abgeschlossene Hochschulausbildung (Bachelor/FH-Diplom) in einem einschlägigen Studiengang mit entsprechenden Kenntnissen
* Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
* Versierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und SharePoint
Wünschenswert:
* Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise auf Leitungsebene
* Grundkenntnisse in Englisch für gelegentliche Korrespondenz
Persönliche Kompetenzen:
* Ausgeprägte Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
* Hohe Eigeninitiative, Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
* Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen und sicheres, professionelles Auftreten
* Teamfähigkeit sowie serviceorientiertes Denken und Handeln
* Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
Wir bieten Ihnen
* Altersvorsorge
* Eigene Akademie
* Tarifvertrag mit vielen Zusatzleistungen
* Jahressonderzahlung
* Beihilfefond
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Job-Details
* Nummer: 169389
* * Hohenzollernstr. 45,66117Saarbrücken
* Saarland
* 15.03.2026
* Festanstellung
* Vollzeit
Arbeitgeber
AWO Landesverband Saarland e.V.