Die Hansestadt Rostock ist eine lebendige und kinderfreundliche Hafenstadt an der Ostsee. Die Universitätsmedizin Rostock ist der Maximalversorger für die Region Rostock, einer Wachstumsregion mit großem Potenzial.Das Team des Instituts für Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin (IfASUM) (https://ifasum.Med.Uni-rostock.De) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, möglichst in Vollzeitbeschäftigung (40 Std./Woche), zunächst befristet auf zwei Jahre mit der Option auf Verlängerung und vergütet nach dem TV-L, Verstärkung für die Lehrstuhlassistenz des Chefsekretariats.Direktionsassistenz (w/m/d) Institut für Arbeits-, Sozial- und UmweltmedizinDie Tätigkeit erfolgt innerhalb eines interdisziplinären Teams mit Expertise in Medizin, Gesundheits- und Sozialwissenschaften. Besonderes Merkmal ist die Verknüpfung der Fachgebiete Arbeitsmedizin, Berufsdermatologie und des betriebsärztlichen Dienstes der Universitätsmedizin Rostock. Der Fokus liegt auf dem präventiven Ansatz einer Schnittstelle zwischen klinischer betrieblicher Praxis und wissenschaftlicher Forschung. Im Rahmen der Tätigkeit sind bei entsprechenden Voraussetzungen die Möglichkeiten der Weiterqualifikation grundsätzlich gegeben.Ihre AufgabenSelbstständige Übernahme und Abwicklung von Korrespondenz in Deutsch und EnglischVorbereitung und Schriftverkehr sowie Transkription medizinischer Gutachten für Unfallversicherungsträger, Gerichte und andere DritteSelbstständige Erledigung von organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben in der Personalverwaltung, der kaufmännischen Finanzverwaltung (Mittelbewirtschaftung und Abrechnung von Haushalts- und Drittmitteln) sowie der Reiseverwaltung (Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen)Organisation von Sitzungen, Versammlungen und anderer Veranstaltungen, PR-Maßnahmen, WorkshopsKoordination und Organisation der Aktivitäten des Lehrstuhls, v.A. Lehrveranstaltungen, Beratungs- und Forschungsprojekte, inkl. Kongress- und Tagungsorganisation (Terminierung, Korrespondenz, Kommunikation, ggf. Buchung u.A. von Hotel/Dienstwagen, Abrechnung mit der internen Finanzbuchhaltung)Wissenschaftliche Literaturbeschaffung, Koordinationsaufgaben mit Fachbuchverlagen und allgemeiner EinkaufDas zeichnet Sie ausEine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen BereichSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftErfahrung mit Verwaltungsaufgaben und ZahlungsverkehrOrganisatorische Fähigkeiten (Büro, Terminierungen, Korrespondenz etc.)Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung in der Nutzung von Kollaborationstools (Zoom, Teams etc.)Dienstreisebereitschaft im Rahmen von Tagungen, Konferenzen und Besprechungen überwiegend innerhalb Deutschlands für 1 bis 3 Tage, Pkw-Führerschein Klasse B bzw. 3 erforderlichTeamgeist, Kommunikationsstärke und hohes EngagementSicheres und höfliches Auftreten sowie sorgfältiges, selbstständiges und eigenverantwortliches ArbeitenLernbereitschaft in einem sich stetig wandelnden AufgabengebietStrukturierte und zielorientierte ArbeitsweiseWünschenswerte QualifikationenKenntnisse in der Erstellung und Pflege von WebseitenGute Kenntnisse im Umgang mit StudIPSicherer Umgang mit elektronischer Finanz- und Sachmittelverwaltung und InventarisierungErfahrung in der administrativen Projektverwaltung, insbesondere der Mittelbewirtschaftung im Rahmen von Drittmittelprojekten (BMBF, DFG, Stiftungen, Industrieaufträge, EU-Projekte, etc.)Kenntnisse der Haushaltsordnung des Landes Mecklenburg-Vorpommern sowie der universitären Kosten- und LeistungsrechnungWir bieten IhnenTätigkeit in einem im Aufbau begriffenen TeamEinen eigenen Arbeitsbereich und Büro zur alleinigen NutzungVereinbarkeit von Beruf und Familie30 Tage JahresurlaubBetriebliches GesundheitsmanagementBetriebliche Altersvorsorge in der VBLVergünstigtes Jobticket (AG-Zuschuss) für den öffentlichen NahverkehrFirmenkonditionen in Rostocker Fitnessstudios, bei ausgewählten Veranstaltungen sowie in ausgewählten ApothekenZugang zum UniversitätssportJetzt bewerben!Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwenden wir im Textverlauf die männliche Form der Anrede. Selbstverständlich sind an der Universitätsmedizin Rostock Menschen jeder Geschlechtsidentität willkommen.Masern-Immunitätsnachweis: Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund gesetzlicher Regelungen nur Bewerber:innen einstellen können, die über eine Immunität gegen Masern verfügen. Der entsprechende Nachweis muss von Ihnen vorgelegt werden.Schwerbehinderte Bewerber werden bei der Stellenbesetzung im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt.Mit der Bewerbung entstehende Kosten können nicht übernommen werden.Weitere telefonische Auskünfte erteilt Ihnen gerneSandra EngelSekretariatTel.:– 9951www.Med.Uni-rostock.De