Für unseren Mandanten suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
im Raum Bodensee | Vollzeit | strategisch, diskret, wirksam
Sie halten den Rücken frei, wo andere Diskussionen führen?
In dieser Schlüsselrolle bilden Sie gemeinsam mit einer zweiten Assistenz ein eingespieltes Team auf Augenhöhe.
Sie denken mit, ordnen, strukturieren und sorgen dafür, dass die Geschäftsführung den Kopf frei hat. Sie behalten den Überblick, erkennen, was wirklich wichtig ist, und handeln vorausschauend, auch dann, wenn andere noch sortieren.
Diese Position ist kein Platz für klassische "Office-Manager:innen", sondern für Menschen, die Klartext können, mitdenken und mittragen, ohne sich selbst in den Vordergrund zu stellen.
Arbeitsort:
Unser Auftraggeber ist ein wirtschaftlich stabiles, werteorientiertes und strategisch geführtes Unternehmen der Wohnungswirtschaft.
Der Standort im Raum Bodensee überzeugt durch hohe Lebensqualität, ausgezeichneten Freizeitwert und ein Umfeld, in dem andere Urlaub machen.
1. Effiziente Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben
2. Eigenständiges Terminmanagement, inklusive Priorisierung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
3. Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen für strategische Themen
4. Schnittstellenkommunikation mit internen Fachbereichen und externen Partnern
5. Dokumentenmanagement und Ablagestrukturierung inklusive Reporting und Nachverfolgung von Aufgaben
6. Vertretung im Duo-Sekretariat mit klarer Rollenverteilung und enger Abstimmung
7. Vorausschauende Organisation des Geschäftsführungsalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
8. Verantwortungsvolle Unterstützung im Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen Vorgängen
9. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
10. Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene oder im gehobenen Office-Management
11. Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und ein hoher Qualitätsanspruch
12. Souveräner Umgang mit komplexen Situationen, auch unter Zeitdruck
13. Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
14. Verbindliche, klare Kommunikation – schriftlich wie mündlich, intern wie extern
15. Diskretion, Loyalität und Integrität sind für Sie selbstverständlich
16. Teamfähigkeit und Freude an kollegialer Zusammenarbeit im Assistenz-Duo
17. Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und ein Gespür für das Wesentliche
* Eine anspruchsvolle Assistenzposition in einem wirtschaftlich stabilen, werteorientierten Unternehmen
* Zusammenarbeit mit einer strategisch denkenden Geschäftsführung
* Ein Arbeitsumfeld mit hoher Professionalität, klaren Strukturen und Raum für Mitgestaltung
* Kollegiale Zusammenarbeit auf Augenhöhe im Duo-Sekretariat
* Ein Standort mit hoher Lebensqualität – im Herzen des Bodenseeraums