Werde Teil des Verivox Teams Du bist ein Organisationstalent und hast die Fähigkeit sämtliche administrative Abläufe im Büro zu koordinieren? Dann bist du bei uns genau richtig: Für unseren Standort in Heidelberg suchen wir dich in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Teamassistenz (m/w/d) Deine Mission Du betreust unser Front Office und bist erster Ansprechpartner (m/w/d) für Mitarbeitende, Gäste und externe Partner. Du kümmerst dich um die Koordination von Terminen, die allgemeine Kalenderpflege sowie die Organisation von Meetings, Workshops und Firmenevents. Du übernimmst die Verwaltung und Koordination unseres Reisetools TravelPerk und unterstützt bei Reisebuchungen. Auf Anfrage erstellst du Reisekostenabrechnungen – insbesondere für Mitarbeitende aus dem Management oder für Kandidat*innen im Rahmen von Interviews. Du verantwortest das Vertragsmanagement sowie die Bearbeitung von Rechnungen (inkl. Kreditkartenabrechnungen). Du kümmerst dich um Bestellungen rund um das Büro (z. B. Büromaterial, Obst, Catering) und die dazugehörige Rechnungsprüfung und -freigabe. Du bist Ansprechpartner*in für unsere Reinigungsfirma und unterstützt zudem bei sicherheitsrelevanten Themen im Büro. Du organisierst den Postein- und -ausgang sowie Kurier- und Paketsendungen. Du wirkst aktiv bei weiteren administrativen Aufgaben und Projekten mit und trägst so zum reibungslosen Ablauf des Office-Alltags bei. Das bringst du mit Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, gerne auch aus der Hotellerie oder der Tourismusindustrie Du konntest bereits Erfahrung als Assistenz in einem dynamischen Geschäftsumfeld sammeln und bist versiert im diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen Du bist ein Organisationstalent – auch wenn viel los ist, verlierst du nie deine freundliche Art und behältst immer den Überblick Du packst Aufgaben aktiv an und liebst es sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten Du verfügst über einen ausgeprägten Dienstleistungsgedanken und überzeugst mit einem freundlichen und selbstsicheren Auftreten Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse Das bieten wir dir Rund 500 Mitarbeiter aus über 35 Nationen als kollegiale Gemeinschaft Offene und diverse Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien sowie modernem und wertschätzendem Arbeitsumfeld Persönliche Flexibilität durch flexible Arbeitszeiten und großzügige Mobile Office-Regelungen sowie arbeiten aus dem EU-Ausland Vielfältige Weiterbildungsangebote, um deine persönliche und berufliche Entwicklung zu fördern und deine Skills auf das nächste Level zu bringen Eigener Verantwortungsbereich mit Raum zur Entfaltung eigener Ideen und Konzepte Unkompliziertes Miteinander auf Augenhöhe: wir duzen uns & bestehen nicht auf Dresscodes Exklusive Mitarbeitervorteile wie Jobrad, Zuschuss zum Deutschlandticket und Mittagessen sowie Mitarbeiterrabatte Betriebliches Gesundheitsmanagement, wie betriebliche Altersvorsorge, EGYM Wellpass, BUK Familienservice uvm. Zentral gelegene, moderne Offices in Heidelberg, Berlin, München und Leipzig mit optimaler Verkehrsanbindung Haben wir dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen. Überzeuge uns davon, dass du uns nach vorne bringst! Bitte sende deine Bewerbung inklusive Gehaltsvorstellung und Kündigungsfrist bzw. frühestmöglichen Eintrittstermin über den Link "Jetzt Bewerben". Du hast eine Behinderung und möchtest dich bewerben? Dann bist du bei uns herzlich willkommen. Wir wissen, dass wir noch nicht gänzlich barrierefrei sind, aber wir arbeiten daran. Lass uns darüber reden, wie wir diese Barriere gemeinsam abschaffen und wenn nötig eine individuelle Lösung finden können. Ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird nur die männliche Form verwendet. Selbstverständlich sind immer alle Geschlechter angesprochen. Über uns Verivox ist eines der führenden Online-Vergleichsportale in Deutschland. Seit 1998 machen wir Märkte in den Bereichen Strom & Gas, Mobilfunk & Internet sowie Finanzen & Versicherungen transparent. Aus rund 30.000 Tarifen finden wir das beste Angebot für Verbraucherinnen und Verbraucher und helfen so Haushalten, Zeit und Geld zu sparen. Mehr als 8 Millionen Menschen haben mit unserer Hilfe bereits über 2 Milliarden Euro gespart. Seit 2025 ist Verviox Teil von The Mavriq Division, einem Verbund europäischer Online-Vergleichsportale im Besitz der Moltiply S.p.A.