Westhouse ist eines der führenden internationalen Recruitment Unternehmen für die Vermittlung von hochqualifizierten Fachexperten in Bereichen wie IT Life Cycle, SAP, Engineering, Kaufmännischem und Fachberatung.
Für unseren Kunden suchen wir aktuell eine/n Office Operations Team Member – Event & Office Management | Potsdam/Berlin (m/w/d) - Potsam, Berlin.
Ihre Aufgaben
1. Erster Ansprechpartner für Kunden und interne Mitarbeitende bei Veranstaltungen und Meetings
2. Empfang, Betreuung und Begleitung von Gästen zu Besprechungsräumen
3. Planung, Koordination und Organisation von Meetings und Events nach Kundenanforderungen
4. Zuweisung und Verwaltung von Besprechungsräumen inkl. Sicherstellung passender Kapazitäten
5. Pflege und Nutzung des internen Buchungssystems (EMS) für Raum- und Eventmanagement
6. Vorbereitung, Kontrolle und Nachbereitung von Besprechungsräumen (inkl. Equipment & Sauberkeit)
7. Abstimmung mit Veranstaltern und internen Teams zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
8. Überwachung von Buchungsanfragen, Wartelisten und Raumverfügbarkeiten
9. Unterstützung bei Videokonferenz-Anfragen und -Buchungen
10. Sicherstellung eines hohen Servicestandards und professionellen Auftretens
11. Erstellung von Auswertungen und Reports zur Raumauslastung
12. Übergabekommunikation bei Schichtwechseln gewährleisten
Interessiert?
Sait Toprak
Tel.:
Fax.:
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Ihre Qualifikationen
13. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
14. Erfahrung im Office Management, Eventmanagement oder Kundenservice von Vorteil
15. Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie freundliches Auftreten
16. Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
17. Sicherer Umgang mit Buchungs- und Planungssystemen (idealerweise EMS)
18. Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
19. Flexibilität und Bereitschaft zur Arbeit vor Ort (100 % in Potsdam, gelegentlich Berlin)
20. Wohnsitz und Arbeitserlaubnis in Deutschland erforderlich