Ihre Aufgaben:
* Allgemeine Korrespondenz, Bearbeitung von E-Mails, Postein- und -ausgang sowie Telefonkommunikation inklusive Weiterleitung relevanter Informationen
* Organisation und Sicherstellung strukturierter Abläufe im Büroalltag
* Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen gemäß 14 Abs. 4, 14a Abs. 5 UStG (digital oder postalisch)
* Pflege von Debitorenstammdaten und abrechnungsrelevanten Informationen im System
* Verwaltung der Ablage, sowohl digital (DMS) als auch analog
* Organisation von Fahrzeugzulassungen und -abmeldungen in Zusammenarbeit mit Zulassungsdiensten sowie Bestellung von Tankkarten Verwaltung und rechtzeitige Bestellung von Büromaterialien sowie Getränkeeinkauf und -überwachung
* Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungsräumen
* Organisation von Geschäftsreisen (Hotel, Flug, Bahn, Mietwagen) inklusive Kostenübernahmeerklärungen gemäß Reisekostenrichtlinie
* Mitwirkung bei Sonderkonditionsverträgen mit Hotels und eigenständige Einschätzung von Bahncard-Buchungen für Mitarbeitende
* Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Terminen
Ihre Qualifikationen:
* Sehr gute Erfahrung im Office-Management oder vergleichbaren administrativen Tätigkeiten
* Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office und gängiger Büro-Software zur Korrespondenz- und Ablageverwaltung
* Sicherer Umgang mit Buchhaltungsprozessen, insbesondere in der Auftragsbearbeitung und Rechnungserstellung gemäß UStG
* Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Organisationsgeschick
* Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten als interne und externe Ansprechperson
Ihre Vorteile:
* Abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielfältigen Verantwortungsbereichen und direktem Kontakt zur Geschäftsführung
* Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung in einem dynamischen Umfeld
* Arbeit in einem strukturierten und wertschätzenden Team
* Unterstützung bei der Einarbeitung und individuell abgestimmte Weiterbildungsmöglichkeiten
* Bereitschaft in die Region umzuziehen wird begrüßt, um optimale persönliche Integration zu gewährleisten