Standard-Office ist dir zu öde? Wir suchen eine Teamassistenz (m/w/d), die Lust auf echtes internationales Flair hat. Von Visa-Orga bis Buchhaltung – hier bist du die zentrale Schnittstelle und hältst alle Fäden in der Hand!
Sie möchten sich bewerben Vergewissern Sie sich, dass Ihr Lebenslauf auf dem neuesten Stand ist, und lesen Sie dann die folgenden Stellenbeschreibungen sorgfältig durch, bevor Sie sich bewerben.
Über die Position
Als Teamassistenz (m/w/d) bist du das Herzstück eines 8-köpfigen Teams in einer international agierenden Nischenberatung. Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass im Büro alles rundläuft.
Bei dieser Stelle handelt es sich um eine Direktvermittlung. In Absprache mit unserem Partnerunternehmen wird der Bewerbungsprozess komplett von Academic Work gesteuert.
Deine Benefits
* Gehalt: 50.000 – 60.000 EUR (je nach Erfahrung).
* Flexibilität: Homeoffice nach der Einarbeitung (ca. 1–2 Tage) möglich.
* Internationalität: Kontakt zu Kollegen und Kunden weltweit (u. a. Hongkong, Italien, Indien).
* Teamkultur: Kleines, cooles Team, das gerne gemeinsam Mittag isst und sich gegenseitig unterstützt.
* Sicherheit: Langfristige Perspektive in einem krisensicheren Marktumfeld.
Deine Aufgaben
In dieser Rolle bist du die zentrale Schnittstelle im Büro und übernimmst die administrative Steuerung. Deine Aufgaben sind vielfältig und gehen über das klassische Office-Management hinaus:
* Vorbereitende Buchhaltung und Reisekostenabrechnung sowie die eigenständige Korrespondenz mit Kunden zu Rechnungen.
* Vielseitiges Travel Management inklusive der Organisation komplexer Visa (z. B. für Reisen nach Saudi-Arabien oder Nordkorea) für das Team.
* Administrative Unterstützung bei internationalen Projekten, etwa durch die Registrierung des Unternehmens bei ausländischen Behörden.
* Professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie die herzliche Betreuung von hochrangigen Gästen wie Vorständen oder Regierungsmitarbeitern.
Anforderungen
* Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. als Quereinsteiger aus der Gastronomie, wenn du die administrativen Basics beherrschst).
* Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz oder im Office-Management – wir suchen keinen Berufseinsteiger, sondern jemanden, der „ankommen“ und langfristig (3+ Jahre) bleiben möchte.
* Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse (mind. C1) für die tägliche Kommunikation mit internationalen Standorten und weltweiten Kunden.
* Ein souveränes Auftreten und gesundes Selbstbewusstsein („Standing“) im Umgang mit hochrangigen Kunden wie Vorständen oder Regierungsvertretern.
* Eine proaktive Arbeitsweise und soziale Ader – du wartest nicht auf Anweisungen, sondern siehst die Arbeit und hast Lust auf echtes Teamwork und gemeinsame Mittagspausen.
Unser Rekrutierungsprozess
Dieser Rekrutierungsprozess wird von Academic Work durchgeführt und es ist der Wunsch unseres Partnerunternehmens, dass alle Fragen bezüglich der Position an Academic Work gerichtet werden.
Unser Auswahlverfahren ist fortlaufend. Die Stellenanzeige kann geschlossen werden, bevor das Einstellungsverfahren abgeschlossen ist, sobald wir zur nächsten Rekrutierungsphase übergegangen sind. Der Prozess umfasst zwei Tests: einen Persönlichkeitstest und einen kognitiven Test. Diese Tests sind Verfahren, um die richtigen Talente für die richtige Position zu finden sowie um Gleichberechtigung, Vielfalt und einen fairen Prozess zu ermöglichen.
Über unser Partnerunternehmen
Unser Partner ist eine hochspezialisierte Beratungsboutique, die weltweit Spitzenentscheider im internationalen Messe- und Kongresswesen berät. Mit einem Team von rund 8 Mitarbeitenden im lokalen Office und weiteren Standorten in Regionen wie Hongkong, Indien und Italien wird hier globale Expertise gelebt. Die Kundenliste liest sich wie das Who-is-Who der internationalen Wirtschaft und Politik – von Regierungsmitgliedern bis hin zu Vorständen großer Konzerne.
Trotz des exklusiven Klientels ist die Atmosphäre im Büro bodenständig, familiär und geprägt von einem starken Miteinander, bei dem das gemeinsame Mittagessen und gegenseitige Unterstützung fest zum Alltag gehören. xniyctf Dass sich die Mitarbeitenden hier wohlfühlen, zeigt die hohe Loyalität: Die Kollegen sind im Schnitt seit 5 bis 7 Jahren an Bord.