Die Stelle im Überblick
1. Sie unterstützen die Pflegedirektion und die stellv. Pflegedirektion bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts
2. Sie erledigen selbstständig die Korrespondenz zu vielfältigen Themen
3. Sie managen Termine eigenverantwortlich inkl. der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings, Klausurtagungen und Veranstaltungen
4. Sie übernehmen Teilprojekte und arbeiten in vielfältigen Projekten der Pflegedirektion zu, Sie leisten Vorarbeit zu Entscheidungsvorlagen
5. Sie organisieren Veranstaltungen (z. B. Fortbildungsveranstaltungen, Symposien, Leitungsrunden)
6. Sie übernehmen allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Raumbuchungen, Buchung von Dienstreisen, Reisekostenabrechnung)
7. Materialbeschaffung und Verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen) liegt in Ihrer Verantwortung
8. Die Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe / nicht kaufmännische Freigabe) gehört zu Ihren Aufgaben
9. Sie bereiten formale Anträge für Personalmaßnahmen vor (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen, SOP und Weiterbildungsanträge) und legen diese ab
10. Sie übernehmen Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem
11. Sie erstellen organisatorische Ablaufdokumente, übernehmen die Aktenführung sowie die Anlage und Pflege von Dateien
12. Sie pflegen den Intranetauftritts des Pflege- und Funktionsdienstes
Danach suchen wir
13. Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin / Sekretär / Kauffrau / Kaufmann im Gesundheitswesen / Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung
14. Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz im komplexen Umfeld, idealerweise auf Geschäftsleitungsebene und im medizinischen oder universitären Kontext mit
15. Sie hatten in dieser Tätigkeit idealerweise bereits Berührungspunkte zu Abläufen der Personalverwaltung
16. Sie beherrschen alle gängigen Microsoft Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint) sicher, Kenntnisse in Sharepoint sind von Vorteil)
17. Sie beherrschen die deutsche Sprache sehr gut in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil
18. Ihre Arbeitsweise ist geprägt durch Serviceorientierung und ein sicheres Auftreten sowieTeamfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
19. Sie arbeiten selbstständig und aktiv im Team mit und sind bereit zur Einarbeitung in neue Aufgabengebiete
20. Gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit sowie organisatorische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz runden Ihr Profil ab
21. Diskretion und Loyalität sowie Engagement gehören zu Ihren Stärken
22. Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wäre wünschenswert (Polypoint PEP, SRM)
Das bringt die Charité mit
23. Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
24. Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
25. Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
26. Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
27. Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
28. Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
29. Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
30. Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - finden Sie weitere Informationen