Office manager (m/w/d)

Seit der Eröffnung im Jahr 1973 auf Ibiza steht die weltweit renommierte Clubmarke Pacha für die einzigartige Verbindung von Tradition, elektronischer Musik und Glamour. Als Pionier einer neuen Clubkultur hat Pacha über Jahrzehnte hinweg eine internationale Bewegung geprägt, die bis heute Maßstäbe im Nightlife setzt. Neben dem Pacha Ibiza, dem Playa Pacha in Dubai und dem Pacha NYC, welches im Sommer öffnet, ist das Pacha in München der einzige weitere Ableger weltweit und ist zudem das erste Pacha, welches im Jahr 2000 außerhalb von Spanien seine Tore geöffnet hat. Neben internationalen DJs der elektronischen Musik, die wir jede Woche präsentieren, steht das Pacha für ein anspruchsvolles, internationales Publikum sowie eine gehobene Clubkultur mit klarem Qualitäts- und Serviceanspruch.

• Organisation und Administration**
• Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags
• Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Ablagesystemen
• Vorbereitung, Organisation und Protokollierung von Meetings
• Pflege und Strukturierung interner Daten und Unterlagen
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement**
• Kommunikation und Koordination mit externen Dienstleistern
• Enge Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Betriebsleitung und Event-Team
• Steuerung der internen Kommunikation (E-Mail, Telefon, WhatsApp)
• Buchhaltungsnahe Aufgaben**
• Zuarbeit zur Buchhaltung (Belege, Kreditkartenabrechnungen, Dokumentation)
• Unterstützung bei administrativen Prozessen im Finanzbereich
• Vorbereitung und Strukturierung abrechnungsrelevanter Unterlagen
• Aufbereitung von Daten zur internen Analyse
• Erstellung von Übersichten und Reports
• Operative Unterstützung**
• Koordination von Bürobedarf und Einkauf
• Unterstützung bei Personalthemen (vorbereitende Tätigkeiten)
• Organisation interner Abläufe und Unterstützung des Tagesgeschäfts
• Sonstige Aufgaben**
• Tagespost und allgemeine Büroorganisation
• Beschwerdemanagement und strukturierte Nachverfolgung
• Organisation und Dokumentation von Videoüberwachung (administrativ)
• Fundbüro-Management

• Abgeschlossene Ausbildung in einem tätigkeitsnahen Berufsbild.
• Erfahrung im Office Management, Backoffice oder in der Administration.
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools und digitalen Systemen.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und zu priorisieren.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse.

• Mitarbeit in einem der renommiertesten Clubs der internationalen Marke Pacha
• Arbeiten in einem professionellen, dynamischen und internationalen Umfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Eigenverantwortliches Arbeiten und Gestaltungsspielraum
• Attraktives Gehalt entsprechend der Position und Erfahrung
• Individuell verhandelbare Zusatzleistungen
• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit Einblick in alle Unternehmensbereiche

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