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Executive Business Assistant (m/w/d) - Geschäftsführer
Die Stelle wird in Vollzeit und hybrid in Neuss besetzt.
Als Executive Business Assistant unterstützen Sie den Geschäftsführer Deutschland in allen organisatorischen, administrativen und operativen Themen und sorgen dafür, dass sein Tagesgeschäft effizient und professionell abläuft.
Sie übernehmen eine zentrale Koordinationsfunktion, bereiten Meetings und Termine vor und nach, organisieren interne und externe Abstimmungen und stellen sicher, dass Prioritäten, Aufgaben und Informationen strukturiert nachverfolgt werden.
In dieser Rolle agieren Sie als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen dem Geschäftsführer, dem deutschen Führungsteam sowie relevanten europäischen Stakeholdern.
Zu den Aufgaben:
Executive Support & Organisation
* Eigenständige Organisation und Steuerung des Kalenders, Terminmanagements
* Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, inkl. Agenda-Planung, Protokollen und Aufgabenverfolgung.
* Unterstützung bei der Priorisierung und Strukturierung des Tagesgeschäfts des Geschäftsführers.
* Erstellung und Pflege von Übersichten, Listen und Follow-ups zu relevanten Themen.
Kommunikation & Koordination
* Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner im Auftrag des Geschäftsführers.
* Koordination von Abstimmungen mit Führungskräften, Fachbereichen und europäischen Stakeholdern.
* Erstellung von Korrespondenz, internen Kommunikationsunterlagen und Briefings.
* Sicherstellen einer professionellen und effizienten Kommunikation im Tagesgeschäft.
Unterstützung im Management-Alltag
* Vorbereitung von Präsentationen, Management-Unterlagen und Reports für Meetings, Kunden- und Stakeholder-Termine.
* Unterstützung bei der Aufbereitung von Informationen, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen.
* Koordination von Aufgaben und eigenständige Übernahme von Projekten im direkten Umfeld des Geschäftsführers.
* Selbstständige Nachverfolgung von Maßnahmen und Ergebnissen zur Sicherstellung der Umsetzung im Unternehmen.
Vertraulichkeit & Professionalität
* Umgang mit sensiblen Themen und vertraulichen Informationen mit höchster Diskretion.
* Unterstützung bei organisatorischen Sonderthemen und ad-hoc Aufgaben.
* Sicherstellen eines professionellen Auftretens und reibungsloser Abläufe im Management-Umfeld.
Das bringen Sie mit:
* Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbar.
* Min. 5 Jahre relevante Berufserfahrung als Executive Assistant, im Bereich Business Operations, Projektmanagement oder als Referent/in der Geschäftsführung.
* Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie hohe Umsetzungsstärke.
* Exzellente Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
* Hohe Integrität, Verantwortungsbewusstsein und souveränes Auftreten.
* Strukturierte Arbeitsweise, Organisationsstärke und Belastbarkeit in einem dynamischen Umfeld.
Natürlich gibt es auch attraktive Benefits
* Flexible Arbeitszeiten
* mobiles Arbeiten
* 50 Euro mtl. über die Edenredcard
* Zuschuss zur baV
* Zuschuss zur Urban Sportsclub Mitgliedschaft
* etc.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!