Telefon- und Büroorganisation:
Bearbeitung von Telefonanrufen
Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführung
Organisation von Meetings
Telefonische Terminvereinbarungen für die Geschäftsführung
Pflege von Kundendateien, Masterlisten und Datenbanken
Versandvorbereitungen und Organisation des Magazinversands
Optimierung von Prozessen und Dokumentation zur Effizienzsteigerung
Schnittstelle zur Produktionsagentur
Materialbestellungen
E-Mail- und Postbearbeitung
Organisation von Veranstaltungen:
Ortsbegehung, Protokollführung und Organisation der Veranstaltungen
Gästelistenpflege, Einladungen und Namensschildermanagement
Kommunikation mit Gästen und Partnern per E-Mail und Telefon
Buchhaltung und Finanzen:
Buchung und Dokumentation von Eingangsbelegen, Gutschriften und Kassenführung
Verwaltung der Mitarbeiter- und Lohnabrechnungen sowie Urlaubsanträge
Kommunikation mit der Steuerberatung
Produktionsaufgaben:
Erstellung und Pflege von Seiten- und Produktionsplänen
Abstimmung von Anzeigen, Redaktionen und Texten mit Vertrieb und externen Partner:innen
Kapazitätsplanung und Koordination mit externen Redakteur:innen
Überprüfung und Nachforderung von Druckunterlagen, sowie Erstprüfung der Inhalte auf Tauglichkeit
Organisation von Korrekturen und Freigaben in Zusammenarbeit mit Grafik und Agentur