Ihre Aufgaben
Veranstaltungskoordination im Kontext Prüfungen:
1. Unterstützung bei der Durchführung von Reviewboards zur Qualitatssicherung der Prüfungen und Prüfer*innenschulungen
2. terminliche Koordination und Dokumentation weiterer Besprechungen im Kontext Prüfungen
3. Pflege des Veranstaltungskalenders für Prüfungsangelegenheiten (Gremien- und Sitzungstermine etc.)
4. Fristenüberwachung bei der Einreichung von Prüfungsaufgaben
Informationsmanagement:
5. zentrale Anlaufstelle für Lehrende (E-Mail/ telefonisch/ moodle) im Kontext der Prüfungsentwicklung und -organisation
6. Entwicklung und Bereitstellung von Informationen zu häufigen Beratungsanlässen
7. Unterstützung bei der Erstellung, Vorbereitung und dem Versand von Dokumenten
8. Abstimmung mit dem Prüfungsamt bzgl. Anmelde- u. Zulassungsverfahren zu Prüfungen und bzgl. allgemeiner prüfungsbezogener Kommunikation mit Studierenden
Unterstützung der Prüfungsorganisation:
9. Bereitstellung der Prüfungsdokumente
10. Organisation des Caterings und des Techniksupports
11. Unterstützung der Abstimmung zwischen Prüfenden und dem Unterstützungspersonal (insbes. Hilfskräfte)
12. Mitwirkung bei der Vorbereitung der Prüfungsräume
Ihr Profil Das erwarten wir
13. abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
14. Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
15. hohe Sozialkompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
16. ausgeprägtes Organisationsgeschick und Einsatzfreude
17. sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
18. sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) und Bereitschaft zur Einarbeitung in das digitale Prüfungstool
19. Gender- und Diversitykompetenz
Das wünschen wir uns
20. Erfahrung in der Hochschulverwaltung und Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebs und/oder Erfahrung im medizinischen Bereich
21. mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mit Bezug zum ausgeschriebenen Aufgabenfeld
22. Englischkenntnisse
23. Kenntnisse im Umgang mit Studien- und Prüfungsordnungen
Unser Angebot
24. Vergütung nach E6 TV-L
25. unbefristet
26. Vollzeit (Teilzeit möglich)
27. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
28. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
29. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
30. sicherer Arbeitsplatz
31. fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
32. flexible Arbeitszeiten
33. 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am und
34. FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
35. Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
36. gute Verkehrsanbindung
37. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
38. kollegiale Zusammenarbeit
39. offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
40. spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
41. modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
42. vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)