Ihre Aufgaben:
* Assistenz der Geschäftsstellenleitung
o Termin- und Kalenderkoordination
o Gremienkorrespondenz
o Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings
o Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
o Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
* Teamassistenz
o Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft
o Koordination interner Abläufe und Informationsflüsse
o Organisation von Veranstaltungen und Terminen
o Pflege von Ablagen, Dokumentationen und Statistiken
o Zuarbeit für Buchhaltung und Controlling
* Office Management
o Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags
o Ansprechpartner für externe Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Gebäudemanagement, Lieferanten)
o Pflege und Verwaltung des CRM-Systems, inkl. Serienmailingversand
o Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Arbeitsmitteln
o Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Sonderaufgaben
Ihr Profil:
* Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und ggf. xFound oder andere Stiftungssoftware
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit, Lösungsorientierung und Flexibilität bei der Aufgabenerfüllung
* Ausgeprägte Sorgfalt und Dienstleistungsbereitschaft mit dem besonderen Blick für Details
Wir bieten:
Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer Stiftung, die sich Themen von hoher wissenschaftlicher, wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Relevanz widmet und sich dabei in einem vielseitigen und internationalen Umfeld bewegt. Die Arbeit in der Geschäftsstelle ist geprägt durch eine unternehmerische Herangehensweise, flache Hierarchien und viele Gestaltungsspielräume. Wir bieten eine angemessene, leistungsorientierte Vergütung, flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit des mobilen Arbeitens sowie einen attraktiven Arbeitsort im Herzen Berlins.
Sie haben Interesse?
Dann setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung und senden Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen sowie Ihrer Gehaltsvorstellung bis zum 20.02.2026 an unsere Personalabteilung. Ansprechpartnerin ist unsere Personalreferentin, Frau Katrin Konradi in Bad Homburg.
Stiftung Charité
Katrin Konradi
Seedammweg 55, D-61352 Bad Homburg v. d. Höhe
Tel.: +49 6172 / 404-324
E-Mail: Vakanz2602@GQH.DE
Weitere Informationen finden Sie unter:
Mit der Abgabe Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens bei der Stiftung Charité (Seedammweg 55, Bad Homburg v. d. Höhe) und dem SEEDAMM-INDUSTRIEDIENST GmbH (Seedammweg 55, Bad Homburg v. d. Höhe) speichern und verarbeiten. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich.