Ihre Aufgaben bei Roche Diagnostics: 1. Gesetzliche, regulatorische und betriebliche Rahmenbedingungen Beachtung und Einhaltung der regulatorischen, betrieblichen sowie gesetzlichen Vorgaben (Organisationsanweisungen, SOPs, Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Richtlinien etc.) Beachtet Vorgabedokumente und arbeitet danach. Informiert Mitarbeitende und Führungskräfte zu diesen Rahmenbedingungen. Qualifizierte Assistenz / Entlastung der Führungskraft / Teams Übernahme der umfassenden, proaktiven und professionellen Assistenz und Entlastung bei organisatorischen Aufgaben für die Führungskraft / das Team. Situative und selektive Zuarbeit bei unterschiedlichen/bereichsspez ifischen Themen Aufgreifen von vielschichtigen Fragestellungen und überwiegend selbstständige Lösungsfindung Eigenständige Administration der verschiedenen Kommunikationskanäle und -tools Führung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch Interaktion mit leitenden Funktionen in Penzberg und Mannheim und im globalen Netzwerk von Global Operations Selbständige, zweckmäßige und übersichtliche Führung der Ablage in elektronischer und/oder Papierform Organisation und Abrechnung von Bewirtungen Proaktives Vorbereiten von fachspezifischen Inhalten/Dokumenten (z.B. Präsentationen, abteilungsinterne Kommunikationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen, Key Notes) in Deutsch und Englisch unter Nutzung der gängigen IT Tools (Smartsheet, Excel, Google Tabellen, Google Sheets, PowerPoint) Erster Ansprechpartner bei Personalthemen (z.B. On/Off-Boarding, Vorsorgekarteien, Ausweis-/Zutrittsmanagement, Ausbildungsbeauftragte/r, Mentoring/Coaching) sowie den gängigen Tools (z.B. Workday, Cornerstone, OnePortal) Mit Selbstverständnis wird im Alltag unter Berücksichtigung von Budget, Zeit und Kosten betriebswirtschaftlich gehandelt. (z.B. Prozessoptimierungen / KVP, Kostenstellenmonitoring, Angebotsvergleiche) 2. Bestellwesen Übernahme des Bestellwesens von der Angebotseinholung bis hin zur Prüfung und Freigabe der Rechnung (auch bei komplexen Bestellungen) Selbständige Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial Buchung aller Bestellanforderungen, Rechnungen und Wareneingänge im System, bei Bedarf in Abstimmung mit dem Vorgesetzte Bestellung von Konferenzartikeln und Getränken 3. Veranstaltungsmanagement und Terminkoordination Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern (Agenda, Dokumentation, Nachverfolgung von Action items) Unterstützung bei dem Eventmanagement (z.B. Bereichsveranstaltungen, interne und externe Workshops, etc.) Gäste- und Besuchermanagement: organisatorische Vorbereitung von Besuchen relevanter Roche-Vertreter oder externer Gäste Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern (Agenda, Dokumentation, Nachverfolgung von Action items) sowie lokalen und globalen Konferenzen, Workshops, Trainings, Führungen und Besuchen, Termine etc. Terminmanagement und Administration des Kalenders unter Berücksichtigung vonm Dringlichkeit und Relevanz Nachhalten von konkreten Aktionen für den Vorgesetzten 4. Reisemanagement Eigenständige Übernahme von Planung, Organisation und Abrechnung im Rahmen des Travel Managements für die Führungskraft / das Team Einführung des jeweils aktuellen Reiseplanungstools und Coaching der Mitarbeitenden (Verweis auf G-Sites, Apps, Self-Learning etc.) Selbständige Terminplanung und Organisation von Dienstreisen für den Verantwortungsbereich Beschaffung von Vorschüssen Bereitstellung der Reiseunterlagen in elektronischer Form 5. Zeitbeauftragte Zeitnahes und eigenverantwortliches Erfassen aller Daten, die im Rahmen der Zeiterfassung /-abrechnung anfallen Eigenverantwortliches Aufgreifen von vielschichtigen Fragen zum Thema Zeiterfassung und Support für die Mitarbeitenden mit Verweis auf die relevanten Tools und Systeme (Workday, People & Culture, SimplyOne, RoSE) Kompetenter Ansprechpartner der AL/GL bei komplexen Zeitfragen (Schichtthemen, Fehlzeiten, Bereitschaftseinsätzen etc.) Das sollten Sie als Assistenz Hauptabteilungsleitung * mitbringen: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung Mehrere Jahre im Assistenzbereich oder vergleichbarer kaufmännischer Tätigkeit Kenntnisse in EDV und vertiefte der Ausbildung entsprechende arbeitsplatzspezifische Kenntnisse Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise auf Niveau B1 (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen) oder höher fachspezifische Weiterbildung z. B. Fachwirt, Betriebswirt, Ausbildungsbeauftragte wünschenswert * Franz & Wach ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt. Diese Stellenausschreibung richtet sich grundsätzlich an Menschen jeglichen Geschlechts oder Alters, jeglicher Herkunft, Orientierung oder Identität!