Stellenbeschreibung
Einleitung Sie behalten gerne den Überblick, organisieren mit Weitblick und haben Freude daran, Abläufe mitzugestalten und Menschen zu unterstützen? Dann ist diese Position wie gemacht für Sie. Wir bei SCHIFFER Immobiliensachverständige GmbH sind ein wachsendes, spezialisiertes Unternehmen in Düsseldorf Unterbilk. Wir erstellen hochwertige Verkehrswertgutachten für Unternehmen, Investoren und Privatpersonen in ganz Nordrhein-Westfalen und darüber hinaus. Unsere Aufträge reichen von der Eigentumswohnung bis hin zu komplexen Immobilienportfolios – stets mit höchsten Qualitätsansprüchen. Damit unser Tagesgeschäft rund läuft, suchen wir eine zentrale Anlaufstelle – Sie – als Office Manager / Backoffice-Manager (m/w/d) in Vollzeit. Aufgaben Koordination der internen Aufträge: Überblick über laufende Projekte, Zuweisung an Sachverständige, Abstimmung im Team Erste Ansprechperson für Kundenanfragen am Telefon – freundlich, kompetent, lösungsorientiert Erfassung neuer Aufträge in unserem CRM-System, Überwachung des Fortschritts, Anforderung fehlender Unterlagen und Einholung behördlicher Auskünfte Begleitung von Interessenten durch den Angebotsprozess, inklusive Beratung zu Bewertungsarten und Preismodellen Organisation des Gutachtenprozesses: Dokumentenvorbereitung, Layout, Druck, Bindung, Versand – inklusive Erstellung der Rechnung Koordination von Rückrufen, Terminabsprachen und Schnittstellenfunktion zwischen Kundschaft und Sachverständigen Erkennen und Einbringen von Verbesserungsvorschlägen in bestehende Prozesse Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung zur Weiterentwicklung administrativer Abläufe Qualifikation Das bringen Sie mit Berufserfahrung im Assistenz-, Backoffice- oder Projektumfeld – idealerweise in einem beratenden oder technischen Unternehmen Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und Eigenverantwortung Professionelles, freundliches Auftreten – insbesondere im telefonischen Kundenkontakt Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel) und digitalen Tools (idealerweise CRM-Systeme) Gute schriftliche Ausdrucksweise und sprachliche Sorgfalt Freude an strukturierter, teamorientierter Arbeit Wünschenswert, aber kein Muss Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder vergleichbaren Bereich, gerne mit Immobilienbezug Erfahrung in der Immobilien-, Bau- oder Gutachterbranche (z.B. Immobilienbewertung, Hausverwaltung, Immobilienvertrieb, etc.) Kenntnisse im Umgang mit Behörden und öffentlichen Registern (z. B. Grundbuch, Altlastenverzeichnisse) Erfahrung mit Webtools oder digitalen Formularprozessen Interesse an Prozessoptimierung, interner Kommunikation und Wissensmanagement Benefits Eine zentrale Rolle und flache Hierarchien in einem kleinen, wachsenden Unternehmen Viel Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege Vielseitige Mitarbeitervorteile Weiterbildungsmöglichkeiten in passenden Fachgebieten 30 Urlaubstage pro Jahr Modernes Loft-Office in Düsseldorf mit flexiblen Arbeitsplätzen Wir arbeiten digital und in der Cloud Flexible Arbeitszeiten Ein hilfsbereites, professionelles Team und richtig guter Kaffee ☕ Kostenlose Getränke, etc. Noch ein paar Worte zum Schluss Klingt interessant? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittsdatums. Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen sowie Rückfragen an Herrn Philippe Kirschey. Wir freuen uns auf Sie!