Ihre Aufgaben
Als Office Assistant (m/w/d) unterstützen Sie im organisatorischen Bereich im Tagesgeschäft das Team am Standort und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse bei.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
* Organisation und Koordination von Besprechungsräumen inkl. Buchungssystem und Catering
* Planung und Organisation interner sowie externer Meetings
* Administrative Unterstützung im Facility Management (z. B. Verwaltung von Zutritten, Besucherausweisen)
* Pflege und Verwaltung von E-Mail-Verteilerlisten
* Verantwortung für den Scanprozess vertraulicher Dokumente
* Unterstützung im lokalen Fuhrparkmanagement (z. B. Wartungsthemen)
* Unterstützung des Empfangs bei Bedarf
* Verwaltung von Vertrags- und Dokumentenprozessen in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung
* Betreuung des NDA (Non-Disclosure-Agreement)-Prozesses
* Pflege von Unternehmensdaten in relevanten Registern (z. B. Handelsregister, Transparenzregister)
* Unterstützung bei behördlichen Anfragen
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund
* Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
* Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
* Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise weiteren administrativen Tools
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung
Was wir bieten
* Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
* Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
* Ein professionelles und unterstützendes Team