Der Document Controller (m/w/d) verwaltet alle vom Bauherrn und seinen Auftragnehmern erstellten Dokumente, die für die Durchführung des Projekts relevant sind, von der ersten Auswahlphase bis zur Übergabe der Anlage an das Betriebsteam.
Aufgaben
1. Führung eines elektronischen Dokumentenregister.
2. Kontrolle und Protokollierung aller ein- und ausgehenden Dokumentenübertragungen.
3. Organisation und Verteilung von Dokumenten.
4. Verwaltung des Prozesses der Dokumentenüberprüfung und Sicherstellung, dass das Team des Bauherrn gemäß den vertraglichen Anforderungen zeitnah Rückmeldungen erhält.
5. Sicherstellung der ordnungsgemäßen Koordinierung mit der Abteilung für Dokumentenkontrolle des Auftragnehmers und die korrekte Zusammenstellung der Abschlussdokumentation und die Übergabe an das Betriebsteam.
6. Allgemeine administrative Unterstützung.
7. Verwaltung der Genehmigungsunterlagen (in deutscher Sprache) nach Bedarf.
8. Überprüfung und Kontrolle der Dokumentenmanagement-Protokolle.
9. Berichtserstellung über die erfassten Informationen und deren Weitergabe.
10. Schulung neuer und bestehende Benutzer des eDMS-System.
11. Sicherstellung aller Informationen im zentralen Dokumentenmanagementsystem.
Qualifikationen
12. Mindestens 5 Jahre einschlägige Erfahrung mit großen elektronischen Dokumentenmanagementsystemen, vorzugsweise in einem großen Ingenieur-/Bauprojektumfeld.
13. Kenntnisse über verschiedene Arten von eDMS (elektronische Dokumentenmanagementsysteme).
14. PIRS-Kenntnisse von Vorteil.
15. Sehr gute Kenntnisse in der deutschen und englischen Sprache. Die Fähigkeit, auf Spanisch zu kommunizieren, ist von Vorteil.
16. Teamgeist mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten und der Kompetenz, effektive Arbeitsvereinbarungen mit anderen zu treffen und aufrechtzuerhalten.
17. Erfahrung mit komplexen Projekten und einem soliden technischen Verständnis.
18. Hohe IT-Affinität