Die Verwaltungstätigkeit im Schulamt umfasst zum einen die organisatorische Unterstützung der Schulaufsichtsbeamtinnen und – beamten wie z. B. Entgegennahme von Beratungsfragen, Terminvergabe, Protokollierung und Textverarbeitung, Besprechungseinladungen und Koordinierungstätigkeiten für die einzelnen Generalien der Schulaufsichtsbeamtinnen/-beamten sowie Unterstützung bei der Koordination der Externenprüfung in den Monaten Mai und Juni.
Die Sekretärinnen im Bereich des Amtes vertreten sich gegenseitig und gewährleisten die reibungslosen Abläufe in den einzelnen Abteilungen. Die Inanspruchnahme des Jahresurlaubs in den (Sommer-) Ferien ist wünschenswert.
Aufgabenschwerpunkte:
1. Telefonmanagement: Entgegennahme von Beratungsanfragen von Eltern, Lehrkräften und Schulleitungen aus bis zu 72 Grundschulen sowie mit 9 Schulverwaltungsämtern
2. Protokollführung, Textverarbeitung
3. Terminmanagement: Führung der Kalender der Schulaufsichtsbeamten
4. Unterstützung der Schulaufsichtsbeamten bei der Aktenführung
5. Planung und Organisation von Besprechungen und Konferenzen: Sitzungsmanagement, Rekrutierung von Referenten, Raumbuchungen, Vorbereitung von Präsentationsunterlagen, Catering
6. Koordinierungstätigkeiten für die einzelnen Generalia der Schulaufsichtsbeamten Digitale Archivierung von Miet- und Pachtverträgen (zukünftig E-Akte)
7. Erstellen von Broschüren für die Schulaufsichtsbeamten (Druckdatenbank)
8. Erstellung und Auswertung von Statistiken
9. Formale Prüfung der Anträge auf außerschulische Förderung und Korrespondenz mit den Jugendämtern, den Sozialämtern und den Schulen
10. Externenprüfungen, Abrechnung der Externenprüfungen, Annahmeanordnung durchlaufender Gelder von der Bezirksregierung zur Erstattung der Kosten der Externenprüfungen, Auszahlungsanordnungen / Erstattung der Kosten an die Prüfer
Des Weiteren obliegt der Stelleinhaberin/dem Stelleninhaber neben den üblichen Bürotätigkeiten auch die Durchführung der Sprachstandserhebungen.
Ihr Anforderungsprofil:
11. abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung
12. gute schreibtechnische Fähigkeiten (10-Finger-Schreiben am PC)
13. MS-Office Kenntnisse (Word/Excel)
14. Daneben muss die Bereitschaft, sich in die für die Schulaufsicht notwendigen Abläufe und Systeme einzuarbeiten sowie an den hierfür notwendigen Fortbildungen aktiv teilzunehmen, vorhanden sein.
15. Hohes persönliches Engagement
16. Flexibilität sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
17. eine gute Organisationsfähigkeit
18. ein sicheres Auftreten und Offenheit im Umgang mit ratsuchenden Bürgerinnen und Bürgern werden ebenfalls erwartet.
Wir bieten Ihnen:
19. eine leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvorschriften
20. einen sicheren Arbeitsplatz
21. flexible Arbeitszeitmodelle für die bessere Vereinbarkeit von Familie/Pflege und Beruf
22. die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Rahmen einer Dienstvereinbarung
23. eine sinnstiftende und erfüllende Tätigkeit für die Gesellschaft im öffentlichen Dienst
24. gute Aufstiegschancen und ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsangebot im Rahmen unserer Personalentwicklung
25. Zusatzversorgung (Betriebsrente)
26. wertschätzende Führung
27. eine gute und angenehme Arbeitsatmosphäre im Team unserer modernen und zukunftsorientierten Kreisverwaltung
28. betriebliche Gesundheitsförderung
29. Betriebsausflüge und -feste