Über die Position
Als Koordinator für technische Dokumentation und Besprechungssteuerung im PMO sind Sie eine zentrale Schnittstelle in einem anspruchsvollen Infrastrukturprojekt. Sie stellen sicher, dass alle projektrelevanten Unterlagen fachlich geprüft, nachvollziehbar abgelegt und termingerecht an die zuständige Vorhabensträgerin übergeben werden. Gleichzeitig organisieren und dokumentieren Sie das projektbegleitende Besprechungswesen so, dass Entscheidungswege, Maßnahmen und Nachverfolgungen jederzeit transparent und prüfbar sind.
Ihre Aufgaben
* Fachliche Sichtung und Beurteilung vorgelegter Rohrbuchdaten hinsichtlich Vollständigkeit, Plausibilität und erkennbarer Widersprüche; Einleitung von Nachforderungen bei Unstimmigkeiten
* Systematische Validierung von Errichter- und Übergabedokumentationen inklusive dokumentierter Prüfergebnisse und formaler Weiterleitung an die Vorhabensträgerin
* Kontrolle der Bestands- und Planunterlagen auf Konsistenz mit Ausführungsunterlagen; Identifikation relevanter Abweichungen und Einleitung von Klärungsprozessen
* Eigenverantwortliche Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Abstimmungsrunden mit Auftraggebern, Generalunternehmern sowie internen Fachbereichen; Erstellung zielgerichteter Agenden
* Erfassung und Verteilung von Gesprächsprotokollen, Maßnahmenlisten und Statusupdates; Nachverfolgung offener Punkte bis zum Abschluss
* Aufbau und Pflege einer strukturierten, indexierten Ablage in Dalux oder einem vergleichbaren System unter Berücksichtigung des Projekthandbuchs und klarer Versionierung
* Koordination der Schnittstellen zwischen Bauüberwachung, Ausführenden und Vorhabensträgerin und Unterstützung bei der Vorbereitung von Abnahme- und Übergabedokumenten
* Mitwirkung bei der Optimierung interner Prüfprozesse und Vorlagen, um die Qualität der Dokumentation und Effizienz des Besprechungswesens zu steigern
Ihr Profil
* Abgeschlossene technische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium in Bauingenieurwesen, Versorgungstechnik, Wirtschaftsingenieurwesen oder eine vergleichbare Qualifikation
* Erfahrung in einem PMO, in der Bauüberwachung oder in der prüfenden Bearbeitung technischer Unterlagen bei Infrastrukturprojekten; routinierter Umgang mit Rohrbüchern, Planwerken und Errichterunterlagen
* Ausgeprägte Fähigkeit zur strukturierten und sorgfältigen Arbeitsweise; hohes Qualitätsbewusstsein bei Dokumentationen und Protokollen
* Sicheres Kommunikationsverhalten sowie Eigeninitiative beim Moderieren von Abstimmungen und der Koordination unterschiedlicher Stakeholder
* Praktische Erfahrung mit Dalux oder alternativen Dokumentenmanagement‑/Kollaborationstools von Vorteil
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie routinierter Umgang mit formaler Schriftkommunikation
Wir bieten
* Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem bedeutsamen Infrastrukturprojekt mit klaren Verantwortlichkeiten
* Gezielte Einarbeitungsphase, fachliche Begleitung und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung im Unternehmen
* Attraktive Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und ergänzende Gesundheitsleistungen (z. B. Gesundheitsprogramme, Zusatzversicherung)
* Flexible Arbeitsmodelle abhängig von der Projektphase, 30 Tage Urlaub, Option auf mobiles Arbeiten und gegebenenfalls eine Firmenfahrzeugregelung
* Kollegiale Unternehmenskultur, regelmäßige Mitarbeiterevents sowie Vergünstigungen wie JobRad, Corporate Benefits und das Deutschlandticket
Hinweis: Die angebotenen Beschäftigungsbedingungen entsprechen den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben; die Ausschreibung berücksichtigt die Regelungen des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG).