Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs im Büro, professionelle Unterstützung der Geschäftsführung sowie effiziente Koordination zentraler organisatorischer Prozesse. Die Stelleninhaberin fungiert als erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner und übernimmt eigenverantwortlich verschiedene Verwaltungs-, Kommunikations- und Serviceaufgaben.
Aufgaben
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
1. Telefonzentrale und Kommunikation
* Qualifizierung eingehender Anrufe gemäß interner Arbeitsanweisungen.
* Einholung erforderlicher Informationen bei Anrufern und Weiterleitung nach Vorgabe.
* Organisation und Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs
* Sicherstellung einer strukturierten Ablage gemäß Prozessvorgaben.
2. Versicherungen / Strom / Telefon
* Bewertung und Vergleich bestehender Verträge.
* Prüfung von Preisen, Absicherungen und Vertragsinhalten.
* Kontrolle auf mögliche Unter- oder Überversicherung.
* Dokumentation relevanter Vertragsdaten.
3. Posteingang und -ausgang
* Erfassung und Ablage eingehender Anfragen(Anfrage-LVs) in der Branchen-Software (Sander & Doll).
* Ordnungsgemäße Ablage aller Rechnungen in definierten Datei- und Ordnersystemen.
4. Bürobedarfs- und Küchenmanagement
* Bedarfsermittlung und Beschaffung von Büro- und Küchenmaterialien, u. a.:
* Toilettenpapier, Feuchttücher, Reinigungsprodukte für Büro und Werkstadt wie z.B. Kaffee, Milch, Zucker, Servietten.
* Handtücher waschen, auffüllen und bei Bedarf neu beschaffen.
* Verantwortung für Bestellungen bei festgelegten Lieferanten
5. Kaufmännische Aufgaben:
* Hochladen und strukturierte Ablage von Debitoren- und Kreditorenrechnungen in DATEV / Unternehmen Online
* Vorbereitung und Abwicklung von Zahlungsvorgängen nach interner Freigabe
* Überwachung der Kontobewegungen und Sicherstellung eines laufenden Liquiditätsüberblicks
* Klärung von Rückfragen zu Rechnungen und Zahlungen in Abstimmung mit internen Ansprechpartnern
* Fristenüberwachung und organisatorische Abstimmung von Steuervorauszahlungen mit dem Steuerberater
* Interne Kommunikation relevanter Finanz- und Zahlungsthemen
* Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten im kaufmännischen Bereich
6. Reinigung / Reinigungsfirma
* Eigenständige Koordination von Aufgaben für die Reinigungsfirma (Werkstatt/Büro).
* Bei Bedarf eigenständige Neubesetzung von Reinigungsstellen
7. Büroorganisation und allgemeine Tätigkeiten
* Pflege der Pflanzen im Büro.
* Betreuung von Kunden, Vertreter und Familienangehörigen
(Begrüßung, Bereitstellung von Kaffee und Getränken sowie anschließende Reinigung).
* Sicherstellung der Küchenordnung (Aufräumen, Geschirrspüler..).
8. Mitarbeiterunterstützung
* Bestellung von Arbeitskleidung gemäß Vorgaben und hinterlegten Vorlagen.
* Organisation von Getränkebestellungen für das Team.
* Bestellung von Meterstäben, Stiften und allgemeinem Büromaterial.
* Organisation von Kaffeeautomaten-Services und Kaffeebestellungen.
9. Angebote und Software
* Erstellung, Anlage und Verwaltung von Angeboten in der SW Sander & Doll.
* Pflege von LV-Daten (GEAP).
* Angebotserstellung für Architekten-LVs.
* Finalisierung von Angeboten (Druck, Kundenversand, Bereitstellung).
Qualifikation
Qualifikationen und Anforderungen
Fachliche Anforderungen:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
* Erfahrung im Büro- oder Sekretariatsumfeld.
* Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, Software wie Sander & Doll zu nutzen.
* Organisatorische Kompetenz sowie Routine im Umgang mit administrativen Prozessen.
Persönliche Anforderungen:
* Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke.
* Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
* Hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion.
* Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren.
Ziele und Erfolgsfaktoren der Position
* Reibungslose interne Abläufe und Ordnung im Büro.
* Professionelle Betreuung von Mitarbeitern, Kunden und Partnern.
* Effiziente Organisation administrativer Prozesse gemäß Arbeitsanweisungen.
* Sorgfältige Pflege von Daten, Dokumenten und Software.
Benefits
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* 4-Tage-Woche – mehr Freizeit, gleiche Kohle
* 30 Urlaubstage – Zeit zum Entspannen
* Faire und transparente Bezahlung – Leistung wird anerkannt
* Ehrliches Miteinander – da wird nix hinter’m Rücken gredt
* Kleines, eingespieltes Team – alle auf Augenhöhe
* Perspektiven & Weiterbildung – wennst Lust hast, geht da was
* Junges Team
Wir freuen uns auf deine Bewerbung und auf ein erstes kennenlernen.