Wir suchen eine vielseitige und flexible Assistentin, die unsere Geschäftsleitung bei der Organisation und Abwicklung verschiedener Aufgaben unterstützt.
Funktionsbeschreibung
Sekretariat:
Sie sind verantwortlich für das Kalender- und ReiseManagement sowie die Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen.
Sie bereiten Besprechungen vor und dokumentieren diese sorgfältig.
Korrespondenzen mit internen Ansprechpartnern, Geschäftspartnern, Behörden und externen Dienstleistern in deutscher und englischer Sprache übernehmen Sie als kommunikative Person.
Assistenz auf Augenhöhe:
Sie sind Sparringspartnerin und Mitdenkerin, übernehmen eigenständig Sonderaufgaben und sind dort, wo man Sie und Ihre Empathie braucht:
* Mit Ihrem Blick für das Wesentliche bereiten Sie nach Vorgaben technische Inhalte in Präsentationen anschaulich auf.
* Die monatliche Leistungserfassung der Ingenieure und Planer bearbeiten Sie akribisch und werten Kennzahlen aus.
* Sie übernehmen Projektaufgaben im Bereich der Zentralen Technik, wie z.B. die Organisation von Ehrungen oder abteilungsübergreifenden Veranstaltungen.
Feelgoodmanagement und Frühwarnsystem:
Sie erkennen, wenn etwas nicht rund läuft - im Team oder bei Abläufen - und geben Ihrem Chef Impulse, bevor es 'brennt':
* Mit Ihrer hohen Sozialkompetenz unterstützen Sie den Geschäftsführer Technik bei Veränderungsprozessen, der Lösung von Konflikten und der Entwicklung des Bereiches Zentrale Technik.
* Sie nehmen Stimmungen auf und sprechen diese zur richtigen Zeit an.
* Auch in schwierigen Zeiten geben Sie konstruktive Rückmeldungen.
Anforderungen
Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. als Industriekaufmann/frau) oder ein Studium (BWL, Wirtschaftswissenschaften o.Ä.), alternativ auch Geisteswissenschaften (z.B. Sozialwissenschaften, Psychologie).
Haben Sie bereits Erfahrungen in einer ähnlichen Position, z.B. als Assistenz, Vertriebsassistenz oder im Sekretariat, in der Sie Ihre strukturierten sowie analytischen Kenntnisse sowie Ihren Blick für das Wesentliche einbringen konnten?
Sie haben eine hohe Hands-on-Mentalität, verfügen über ein hohes Maß an Diskretion und sind stets loyal sowie flexibel.
Eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ein sicheres und professionelles Auftreten zeichnen Sie aus.
Souverän im Umgang mit anspruchsvollen Persönlichkeiten wissen Sie, wann man zuhört, wann man moderiert und wann man klare Grenzen setzt.
Zahlen schrecken Sie nicht ab - im Gegenteil, Sie arbeiten gern mit Statistiken und bezeichnen sich als zahlenaffin.
Sie haben Freude an einem Arbeitsumfeld, in dem nicht jeder Tag planbar ist - Agilität, Flexibilität und eine Prise Gelassenheit gehören dazu.
Das MS Office Programm verwenden Sie sicher an, insbesondere Excel und PowerPoint.
Vor Ort präsent, zeitlich flexibel und suchen Sie eine langfristige Aufgabe.
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