Als erste Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Gäste gestaltest Du den ersten Eindruck unseres Unternehmens aktiv mit. Zur Verstärkung unserer Zentrale in Freiburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein/en Mitarbeiter*(m/w/d) Empfang und Office-Organisation.
Deine Aufgaben
1. Empfang von Kunden, Lieferanten, Bewerbenden und Gästen an unserem Hauptstandort
2. Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen an die zuständigen Ansprechpartner*innen
3. E-Mail-Weiterleitung zentraler Postfächer an die entsprechenden Fachabteilungen
4. Intranetpflege: Verfassen, Einstellen und Verwalten interner Mitteilungen und Meldungen
5. Administrative Unterstützung bei der Auswertung und Analyse von wiederkehrenden Prozessen
6. Projektbezogene Assistenz im Vertriebsbereich: Organisation, Nachverfolgung und Verwaltung laufender Projekte
7. Reiseorganisation: Buchung von Hotelübernachtungen, Bahn- und Flugreisen, Verwaltung von BahnCards
8. Besuchermanagement & Raumorganisation: Koordination von Besprechungsräumen, Tagungsequipment und Meeting-Vorbereitungen
9. Poolfahrzeugverwaltung: Koordination und Vergabe der unternehmensinternen Fahrzeuge
10. Verpflegungsorganisation: Bestellung und Abstimmung von Speisen und Getränken für interne Veranstaltungen und Schulungen
11. Postbearbeitung: Unterstützung bei der Verteilung von Ein- und Ausgangspost
Dein Profil
12. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann o. ä. – oder eine vergleichbare Berufserfahrung im Bereich Empfang, Assistenz oder Organisation
13. Eine gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache – Du kommunizierst klar, verbindlich und freundlich
14. Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
15. Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise – Du behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick
16. Englischkenntnisse oder Französischkenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss
17. Ein sicheres, gepflegtes und sympathisches Auftreten – Du bist die erste Ansprechperson für externe Gäste und repräsentierst unser Unternehmen
18. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamgeist und eine flexible, mitdenkende Art – Du erkennst, wo Du gebraucht wirst, und packst mit an